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Familienbetrieb profitiert von Wechsel zu MediFox: „Wir sparen locker eineinhalb Stunden Zeit am Tag“

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Zusammenhalt, Tradition und Familienpower werden bei Petra Hentschke und ihrem Mann Steffen großgeschrieben. Seit 26 Jahren betreiben die beiden ihren ambulanten Pflegedienst im südbrandenburgischen Doberlug-Kirchhain. Zum insgesamt 30-köpfigen Team gehören auch Tochter Nicole und Schwiegersohn Tom. Gemeinsam tun sie jeden Tag alles dafür, um ihre Patienten bestmöglich in gewohnter Umgebung zu versorgen.

Petra und Steffen Hentschke ist es wichtig, die eigenen Arbeitsabläufe stets zu hinterfragen, um sich für die kommenden Jahre optimal aufzustellen. Um ihren Pflegealltag in den Bereichen Tourenplanung, Abrechnung und Dokumentation zu erleichtern, vertraute die Familie jahrelang der Pflegesoftware von COMfuture. Vor wenigen Monaten entschied sie sich dafür, ihren Weg in eine digitale Zukunft mit MediFox ambulant fortzusetzen.

Im Interview spricht das Ehepaar darüber, weshalb sich dieser Schritt mehr als gelohnt hat und was es Wechselinteressierten rät.

 

Herr und Frau Hentschke, was hat Sie dazu bewogen, sich für eine Zukunft mit MediFox zu entscheiden?

Steffen Hentschke: Unseren Mitarbeitern und uns war es vor allem sehr wichtig, die Tourenplanung zu verbessern. Wir sind sehr froh, dass COMfuture nun auch ein Teil der MediFox-Familie ist, wodurch sich speziell für unseren ambulanten Pflegedienst Chancen bieten, mit denen wir unsere Arbeitsabläufe perfektionieren können.

Petra Hentschke: Die Tourenplanung ist sehr übersichtlich und strukturiert. Es ist enorm simpel, mit dem System zu arbeiten und wir bekommen schnell unsere gewünschten Ergebnisse. Ich bin bei uns für die Planung zuständig und wirklich heilfroh, dass ich nun mit diesem System arbeiten kann.

Wie wirkt sich die Umstellung konkret auf Ihren Arbeitsalltag aus?

Petra Hentschke: Ich kann einfach sehr schnell und unkompliziert mit MediFox arbeiten. Wenn ich beispielsweise eine Verordnung anlege, nimmt das System diese gleich mit in die Planung auf. Ich muss mich nicht mehr großartig um alle Einzelheiten kümmern, MediFox übernimmt die Zwischenschritte für mich. Es gibt einen viel klareren roten Faden, auch von der Übersichtlichkeit und grafischen Aufbereitung her ist es sehr stimmig.

Wie viel Zeit sparen Sie denn durch die Nutzung von MediFox ein?

Petra Hentschke: Es kommt immer darauf an, wie der Arbeitstag verläuft. Aber wir sparen locker eineinhalb Stunden Zeit am Tag allein durch die Verwendung der Tourenplanung ein. In einer Woche kommt also schon eine Menge Zeit zusammen, in der andere wichtige Aufgaben erledigt werden können.

Vielleicht geben Sie Wechselinteressierten mal einen Einblick: Wie muss man sich die Systemumstellung in der Praxis vorstellen?

Steffen Hentschke: Es beginnt eigentlich damit, dass das Büro mit einem ordentlichen Server ausgestattet sein sollte. Denn zunächst müssen MediFox und COMfuture parallel betrieben werden, um die Daten austauschen zu können. Wir sind auch jetzt noch immer in der Lage, ins alte System hineinzuschauen und alles, was uns noch fehlt, zu übernehmen. Dies funktioniert perfekt. An der Stelle muss ich auch ein Lob an COMfuture aussprechen: Wir hatten zwischendurch natürlich immer mal Fragen und haben uns an den Kundenservice gewandt. Die Zusammenarbeit lief problemlos, damit sind und waren wir sehr zufrieden. Wir wurden von COMfuture und MediFox aktiv bei der Umstellung unterstützt.

Petra Hentschke: Man muss irgendeinen Tag bestimmen und sagen: Nun ist der Zeitpunkt für die Umstellung gekommen. Stichtag bei uns war der 1. Oktober. Die Vorlaufzeit hat rund zwei Monate gedauert, um das ganze System mit all den Dokumenten und Verordnungen umzustellen. Hinzu kamen die Schulungen mit MediFox. Wichtig ist, dass der Zugriff auf COMfuture weiterhin möglich ist, denn dort können Personalien oder andere Daten auch später noch übertragen werden.

Wie sind Ihre Mitarbeiter mit der Umstellung auf MediFox umgegangen?

Steffen Hentschke: Natürlich gab es zu Beginn von Seiten der Mitarbeiter den ein oder anderen, der vor solch einer Veränderung etwas skeptisch war. Diese Bedenken sind jedoch ganz schnell verflogen. Jetzt gibt es niemanden bei uns, der sagt: „Damit komme ich nicht klar“. Selbst unsere größten Zweifler staunen über sich selbst!

Petra Hentschke: Dem kann ich nur zustimmen. Ich selbst nutze beispielsweise das digitale Übergabebuch in meiner täglichen Arbeit sehr oft. Und auch von den Mitarbeitern wurde es sehr gut angenommen. Die Zusammenarbeit klappt prima. Einige meiner Mitarbeiter nutzen auch die Sprachfunktion, wenn sie etwas vor Ort bei unseren Patienten dokumentieren wollen.

Wann haben Sie zum ersten Mal registriert, dass Sie mit MediFox den richtigen Software-Partner an Ihrer Seite haben?

Petra Hentschke: Spätestens am zweiten Tag habe ich gemerkt, dass die Tourenplanung einfach viel schneller geht. Ich kann an einem Tag jetzt drei Tage vorplanen. Vorher habe ich einen, maximal zwei Tage geschafft. Meine Stellvertretung ist zudem Mutter geworden und steht somit momentan nicht zur Verfügung. Diese Mehrarbeit wurde durch die Vorteile des Systems aber super aufgefangen.

Steffen Hentschke: Zudem können wir von Zuhause aus ganz bequem mit dem iPad Korrekturen und Änderungen im Plan vornehmen. So müssen wir nicht immer extra zwischen unserem Zuhause und dem Pflegedienst hin und her fahren. Ein wirklich großer Vorteil, wir arbeiten jetzt deutlich flexibler.

Wie haben Service und Installation unter den aktuellen Umständen funktioniert?

Steffen Hentschke: Die Installation lief einwandfrei. Wir sind sehr zufrieden mit dem Service von MediFox. Wenn für einen Moment mal niemand telefonisch erreichbar ist, kommt der Rückruf ganz automatisch. Auch die Problembehandlung am Telefon läuft gut. Im Großen und Ganzen wird uns immer schnell und freundlich geholfen.

Was würden Sie wechselwilligen COMfuture-Kunden, die noch vor einer Entscheidung stehen, mit auf den Weg geben wollen?

Steffen Hentschke: Ich würde die MediFox-Schulungen jedem neuen Kunden wärmstens empfehlen. Zwar sind in Zeiten wie diesen leider keine Schulungen vor Ort möglich, aber MediFox hat ja ein stimmiges Konzept für Onlineschulungen entwickelt. Dort werden noch einmal so viele Tipps und Tricks gezeigt, die man super in seinen jeweiligen Arbeitsalltag integrieren kann. Denn das System bietet einfach so viele nützliche und interessante Funktionen, die es sich lohnt zu entdecken. Nachdem diese im Rahmen der Schulungen verinnerlicht wurden, kann das gesamte System MediFox auch umfassend genutzt werden. Am Anfang dauert es vielleicht ein wenig länger, aber bei der operativen Umsetzung zeigen sich die enormen Vorteile sehr schnell. Für die Installation sollte ein kleines Stammteam gebildet werden, das sich gerade zu Beginn sehr intensiv mit dem neuen System beschäftigt. Mein Schwiegersohn hilft uns da enorm, er besitzt gute Kenntnisse im Bereich EDV. Er träumt sogar manchmal von MediFox (lacht). Also nochmals meine klare Empfehlung: Jemanden im Team suchen, der Freude daran hat, sich mit der gesamten Thematik noch etwas tiefer zu befassen.

Petra Hentschke: Ich habe noch einen weiteren Ratschlag für den Arbeitsalltag mit MediFox. Einige Betriebe teilen nur für die Touren Handys aus, die anschließend noch untereinander getauscht werden müssen. Wir empfehlen, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Diensthandy zur Verfügung gestellt bekommt und es nicht übergeben muss. So kann jeder Mitarbeiter auch von Zuhause auf den Plan schauen und ist immer einsatzbereit. Davon profitiert das ganze Unternehmen. 

Wie geht es für Sie und Ihr Team nun weiter?

Steffen Hentschke: Wir wollen jetzt die Möglichkeiten von MediFox Connect kennenlernen. Dort wollen wir zunächst mit unseren Mitarbeitern Kontakt halten und vielleicht auch Schulungen organisieren. Damit würden wir das System für uns abrunden.

Petra Hentschke: Wir hatten eigentlich gedacht, dass die Einarbeitung in das System länger dauert. Aber das lief so gut, dass wir jetzt schon auf die nächsten Schritte schauen. Auch die KI-basierte Tourenplanung ist für uns sehr interessant. Wir freuen uns auf die kommende Zeit mit MediFox.

Wir bedanken uns für das Interview und wünschen viel Erfolg für die Zukunft mit MediFox.

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