Wie die neue Personalbemessung unter dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz in MD Stationär umgesetzt ist

MediFox GmbH

In der stationären Pflege ist die neue Personalbemessung (PeBeM) derzeit allgegenwärtig. Was kommt auf Einrichtungen in den kommenden Monaten zu, Herr Wipp?

Michael Wipp: Mit den kommenden Pflegesatzvereinbarungen steigen die stationären Einrichtungen in allen Bundesländern auf den § 113C SGB XI um. Das ist die rein vertragliche Ebene, aber Einrichtungen können sich unbenommen davon bereits im Vorfeld vorbereiten, indem sie zwei Analysen durchführen. Zum einen sollte ich mir im Bereich der Personalentwicklung anschauen, wo mein Team aktuell steht – sowohl in Hinblick auf die Qualifikationen als auch in Bezug auf das tatsächlich fachliche Wissen. Insbesondere bei Pflegefachkräften ist es im Zuge des Pflegeberufegesetzes entscheidend, auch vorbehaltende Tätigkeiten miteinzubinden. Denn danach ist es Aufgabe der Pflegefachkräfte die eigentlichen Fachkrafttätigkeiten zu übernehmen, unterstützt von den ein- bis zweijährig ausgebildeten Mitarbeitenden (QN3) nach Landesrecht und den Mitarbeitenden ohne Ausbildung. Zudem ist es wichtig, sich auf Organisationsebene näher anzuschauen, wie die Arbeitsabläufe in den Einrichtungen heute strukturiert sind, welche Aufgaben Mitarbeitende wahrnehmen und ob dies auch den künftigen Anforderungen entspricht. Manche Einrichtungen entscheiden sich an dieser Stelle dazu, auf Vorgaben von außen zu warten. Das macht wenig Sinn. Bei den von mir genannten Aspekten helfen weder die Heimaufsichtsbehörden noch die Kostenträger – das sind ureigenste, einrichtungsinterne Tätigkeiten und ich kann nur dazu plädieren, zeitnah damit zu beginnen. Bekanntlich beginnt jeder Weg mit einem ersten Schritt.

Wie sieht der Pflegealltag in einer stationären Einrichtung nach Umsetzung der neuen Personalbemessung aus?

Michael Wipp: Die Pflegearbeitsorganisation richtet sich weitgehend seit Anfang der 1990er Jahre in der stationären Pflege überwiegend an den Regularien der Fachkraftquote aus. Das ist bis heute eine ordnungsrechtliche Vorgabe und weitgehend wurde von den Heimaufsichten eingefordert für jeden Wohnbereich eine Fachkraft „früh“ und „spät“ einzuplanen. Bisher mussten sich die Einrichtungen danach richten, ungeachtet dessen, ob das im Einzelfall von der fachlichen Seite betrachtet, notwendig war oder nicht. Nun gehen wir von der Zweierkonstellation Fach-/Hilfskraft über auf eine dreiteilige Ebene aus Fachkraft, qualifizierte/m Helfer/in und Helfer/in ohne Ausbildung. Dazu müssen dann auch die internen Organisationsstrukturen passen, wofür ich gern ein Beispiel nennen möchte. Kleine Wohnbereiche, die schon heute dienstplantechnisch schwierig zu planen sind, werden perspektivisch nicht mehr funktionieren, da sich die Organisationsstruktur nun auf drei Qualifikationsebenen verteilt und damit die Anzahl an MitarbeiterInnen der einzelnen Ebene partiell absinkt. Wenn dann auch noch überwiegend Bewohner mit den Pflegegraden 2 und 3 vertreten sind, wird nach Auslaufen des Bestandsschutzes die Anzahl der Fachkräfte weiter absinken. Daher ist man als Einrichtung gut beraten, heute schon zu prüfen, wie künftig kompetenz- und qualifikationsorientierte Strukturen aussehen könnten und in welcher Form eine Bezugspflegeorganisation darin eingebunden ist. Im Bereich der Dienstplanung hilft uns zum Beispiel die Künstliche Intelligenz, aber auch bei der „stationären Tourenplanung“.

Künstliche Intelligenz ist das passende Stichwort. Wie kann die neue Personalbemessung denn konkret umgesetzt werden und inwiefern unterstützen digitale Lösungen dabei, Jens?

Jens Eschenhorst: Zunächst analysieren wir die aktuelle Lage der Einrichtung, zum Beispiel in Hinblick auf den Personalstand oder die Qualifikation der Mitarbeitenden. Die Auswertungen dazu können in der MD Stationär Software eingesehen werden, sodass wir unsere KundInnen optimal darauf vorbereiten, in der Pflegesatzvereinbarung mit diesen Informationen verhandlungssicher aufzutreten. Die Ist-Analyse ist somit der erste Schritt. Nach der erfolgreichen Verhandlung geht es im nächsten Schritt darum, mit der neuen Personalbemessung zu arbeiten, das passende Besetzungsprofil zu ermitteln, auf dieser Basis mithilfe Künstlicher Intelligenz die Dienstplanung zu gestalten und darauf aufbauend auch die Einsatz- oder auch stationäre Tourenplanung. Die tägliche Arbeit kann ich anschließend in Mein Tag erledigen, sodass die Mitarbeitenden am Ende möglichst wenig von den Änderungen merken.

Du hast gerade das Thema Künstliche Intelligenz angesprochen. Wie kann KI in einem so umfassenden Kontext unterstützen, Dustin?

Dustin Feld: Wenn man sich das Problem allein aus wissenschaftlicher Sicht anschaut, haben wir es mit mehreren Ebenen zu tun. Zum einen behandeln wir bei der Dienstplanung eines der komplexesten Probleme der kombinatorischen Mathematik – allein schon, wenn ich zwischenmenschliche Faktoren wie bestehende Teamgefüge zunächst ausblende. Manche haben sicherlich schon einmal von dem „Butterfly Effekt“ gehört. Sobald ich eine Kleinigkeit ändere, ändert sich der gesamte Plan. Das heißt, iterativ vorzugehen und dabei zu probieren, die Personalbemessung einzuhalten, funktioniert nicht. Man muss das Problem gesamtheitlich denken, was spätestens durch die PeBeM auch notwendig wird. Das allein reicht aber nicht, denn jetzt kommt Künstliche Intelligenz mit ins Spiel. Wir setzen die KI in unserem System dafür ein, Gewohnheiten und Muster der Vergangenheit aus der speziellen Einrichtung zu lernen. Denn wir alle wissen aus der Praxis, dass keine Station ihre Dienstpläne wie die andere plant. Es gibt immer Besonderheiten und natürlich könnte man jetzt eine Milliarde Schieberegler einbauen, aber dafür haben weder die Einrichtungen noch wir die Zeit. Die Künstliche Intelligenz schaut sich die Pläne der Vergangenheit an und achtet dabei vor allem auf die empathischen, emotionalen Aspekte. Gibt es Teams, die immer gemeinsam verplant werden? All das kann die KI lernen, an die mathematische Optimierung weitergeben und so gemeinsam das Problem lösen – und dabei auch noch die Rahmenbedingungen der neuen PeBeM berücksichtigen.

Die spannende Frage ist nun, wie sich das Ganze in der Praxis gestaltet. Jens, wie ist die PeBeM in der MD Stationär Software umgesetzt und wo werden MEDIFOX DAN KundInnen besonders unterstützt?

Jens Eschenhorst: Das Wichtigste ist zunächst, den Ist-Zustand zu analysieren, damit der/die Kund/in in der Lage ist zu reflektieren, was in der Einrichtung überhaupt los ist. Mit diesen Daten ziehen wir dann weiter, arbeiten in der Dienstplanung, erstellen das Besetzungsprofil und lernen dabei aus der Vergangenheit, um in Zukunft sinnvolle Anpassungen vorschlagen zu können. Das Gelernte wird anschließend auch für die Einsatzplanung berücksichtigt, um mit den dazugelernten Daten optimale Tourenpläne für den einzelnen Tag zu erstellen. Die Mitarbeitenden selbst bekommen am Ende das Tablet in die Hand, kennen direkt zu Arbeitsbeginn ihre Aufgaben und können diese dann abarbeiten.

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