Unser Weg zum digitalen Pflegealltag: Ein Schulterblick in den Einführungsprozess mit MEDIFOX DAN

MediFox GmbH

Herr Haun, Sie haben sich Anfang des Jahres 2021 dafür entschieden, Ihren weiteren Weg in eine digitale Zukunft gemeinsam mit MEDIFOX DAN zu gehen. Wann genau kam bei Ihnen der Gedanke auf, eine digitale Software in Ihren Pflegealltag zu integrieren?

Die Entscheidung, eine digitale Software im Pflegealltag einzusetzen, ist bereits mit dem Gedanken gefallen, sich als Pflegedienst selbstständig zu machen – vor allem aus der Erfahrung heraus, die ich im eigenen Berufsleben vor der Selbstständigkeit mitgenommen habe. Ich war lange Zeit als Informatiker tätig, später auch als IT-Leitung in verschiedenen Firmen. Man stellt dabei schnell fest, dass Digitalisierung bzw. der Einsatz einer digitalen Lösung in Form von Software branchenübergreifend eine enorme Arbeitserleichterung bietet. Daher war uns bewusst, dass sich die Investition in eine leistungsstarke Software trotz hoher Einführungskosten nachhaltig für unseren Pflegedienst auszahlen wird. Denn wir wissen, dass der bürokratische Aufwand im täglichen Pflegealltag sehr hoch ist und genau dort kann eine digitale Lösung unterstützen. Insbesondere Planungsthemen kosten viel Zeit und Personalressourcen. Aus diesem Grund stand für uns sofort fest: Es muss eine passende Pflegesoftware her, die alle Tagesabläufe abbilden kann!

Nun zieht die Entscheidung für eine digitale Software natürlich auch viele weitere Planungsschritte nach sich. Wie sind Sie mit dieser Situation umgegangen und mit welcher Erwartungshaltung sind Sie in das Projekt gestartet?

Bei der Umstellung vom analogen hin zum digitalen Arbeiten bestehen zunächst viele Klärungsbedarfe, sowohl auf Leitungs- als auch auf Sachebene. Dazu gehört die erste Ideensammlung, die Ist-Analyse aller bestehenden Arbeitsabläufe sowie die Planung, inwieweit Prozesse geändert werden sollen. Sobald festgelegt wurde, welche Bereiche des Pflegedienstes digitalisiert werden sollen, kann ich die verschiedenen Software-Anbieter auf Basis meines individuellen Anforderungskataloges vergleichen. Häufig kristallisiert sich dabei schnell heraus, welche Software potenziell die richtige für meinen Pflegedienst ist. In unserem Fall fiel die Entscheidung auf MEDIFOX DAN.

Die richtige Planung ist also das A und O bei der Auswahl der passenden Software. Worauf sollte man sich als Pflegeeinrichtung denn einstellen, wenn man sich dann für eine Softwarelösung entschieden hat?

Viele ambulante Einrichtungen können den Aufwand hinter der Einführung einer Pflegesoftware nicht beurteilen und machen sich keine Gedanken darüber, welche Prozesse digitalisiert werden können. Man muss wissen, was einen bei der Software-Einführung erwartet. Bei MEDIFOX DAN wurde uns vor der Kaufentscheidung ausführlich erklärt, wie der gesamte Einführungsprozess aussieht – auch in Hinblick auf die unterschiedlichen Pakete. Denn die MEDIFOX DAN Software bietet mir die Möglichkeit, aus einzelnen Modulen flexibel auswählen zu können, sodass ich als Einrichtung genau die Funktionen bekomme, die ich brauche und auch nur das bezahle, was ich brauche. So kann jeder Pflegedienst die passenden Pakete auswählen und bekommt sofort eine Einschätzung von MEDIFOX DAN, mit welchem Installations- und Schulungsaufwand gerechnet werden muss. Ein Key Feature von MEDIFOX DAN war für uns im Übrigen die KI-Tourenplanung. Da fiel es uns ehrlich gesagt sehr leicht, die verschiedenen Optionen zu vergleichen und zu entscheiden, wo wir eine gute Lösung bekommen, die zu unserem Pflegedienst passt. MEDIFOX DAN war auch der einzige Anbieter, der uns eine konkrete Timeline nennen konnte. So konnten wir von Beginn an einschätzen, wann wir mit der Software arbeiten können. An dieser Stelle möchte ich ein großes Dankeschön an unseren Ansprechpartner ausrichten, der die Weichen für den erfolgreichen Start mit unserer Pflegesoftware gestellt und uns super beraten hat. Natürlich ist die MEDIFOX DAN Software auch eine der teuersten Lösungen am Markt, aber ich möchte betonen, dass „teuer“ noch lange nicht heißt, dass es sich um ein schlechtes Investment handelt. Denn letztendlich habe ich ja auch eine entsprechende Rendite in Form von Arbeitserleichterung und Zeitersparnissen. Uns war sofort klar, dass wir einige Personalkosten sparen, sobald wir wussten, was mit MEDIFOX DAN alles möglich ist! Jede/r Pflegedienstinhaber/in weiß, dass täglich enormer Sachbearbeitungsaufwand im Pflegealltag anfällt, mit dem man allerdings kein Geld verdient. Ich kann natürlich mein Personal aufstocken, um alle Aufgaben zu bewältigen oder ich entscheide mich für eine Lösung, mit der ich den Arbeitsaufwand verringere und gleichzeitig Personalkosten einspare – und das können Software-Lösungen. Aus meiner Sicht gibt es keinen effektiveren Weg, diese Themen anzugehen. Die Anforderungen der Kassen, z.B. zu Abrechnungsverfahren o.ä. werden sich mit großer Wahrscheinlichkeit nicht ändern. Daher möchte ich diese so einfach wie möglich erfüllen und für mich ist hier der einzige Weg eine geeignete Software wie von MEDIFOX DAN.

Die Einführung einer geeigneten Pflegesoftware ist somit mit Aufwand verbunden, der sich jedoch auszahlt. Kann man sich als Einrichtung denn schon vor der Einführungsphase auf den Start vorbereiten?

Was Einrichtungen bei der Einführung nicht vergessen sollten: Für die MitarbeiterInnen, die in ihrem Pflegealltag mit der Software arbeiten sollen, ergeben sich nicht nur neue Herausforderungen in Hinblick auf die Umstellung, sondern auch Schulungsbedarfe. Daher war es für mich wichtig, die Vorteile auch dem Pflegepersonal gegenüber herauszustellen und zu erklären, dass mit einer Softwarelösung weiterhin alles, was vorher in Papierform erledigt wurde, genauso funktioniert – nur eben viel einfacher und schneller, z.B. bei der Aufnahme neuer KlientInnen: Der Klient ruft an und schildert, was er braucht. Daraus erstelle ich den Kostenvoranschlag und anschließend die Pflegeplanung. Das alles sind Arbeitsabläufe, die im Pflegealltag unglaublich viel Zeit kosten. MEDIFOX DAN hat diesen Ablauf so schlank gestaltet, dass ich heute nicht mehr dreimal zu meinen KlientInnen fahren muss, um Unterschriften zu bekommen. Ich kann den Kostenvoranschlag bequem vor Ort über das CarePad erstellen und dem Klienten vorlegen. So habe ich lediglich eine bis eineinhalb Stunden investiert und habe alles vorgelegt, damit der Klient eine Entscheidung für sich treffen kann. Ein weiteres Beispiel ist die Tourenplanung. Diese nimmt in kleineren Pflegediensten i.d.R. fast einen ganzen Tag in Anspruch. Hinzu kommt, dass sich der Tourenplan von Tag zu Tag ändern kann. Die KI-Tourenplanung von MEDIFOX DAN erstellt mir die Planvorschläge innerhalb von zehn Minuten! So kann ich meine Arbeit in einem Bruchteil der Zeit erledigen.

Nun haben Sie nach Ihrer Entscheidung für MEDIFOX DAN trotz des hohen Aufwands bei der Einführung schnell mit dem Einstieg begonnen. Wie ist die Einführungsphase bei Ihnen abgelaufen?

Obwohl ich in meinem Berufsleben schon einige Software-Einführungen mit großen Herstellern mitgemacht habe, war ich selbst überrascht, wie schnell das bei MEDIFOX DAN ging. Alle Systemanforderungen wurden schon im Vorfeld geklärt und über ein Formular wurde ich darüber informiert, was ich an Vorbereitungen zu erledigen habe und welche Informationen ich als Pflegedienst beisteuern muss, z.B. zu meinen Vergütungsvereinbarungen. Mein Ansprechpartner stand mir dabei jederzeit unterstützend zur Seite, hat sich um die Koordination unserer Einführung gekümmert und alle wichtigen Informationen an die zuständigen Personen verteilt, z.B. an das Team, welches sich um die Vergütungsvereinbarungen kümmert oder die SchulungsmitarbeiterInnen. Das ist ein großer Vorteil bei MEDIFOX DAN, denn für mich als Kunde war es eine absolute Erleichterung, einen Ansprechpartner zu haben, der sich um alles kümmert. Die ganze technische Einführung und Absprachen sind also super gelaufen. Es ging alles sehr schnell und an dieser Stelle möchte ich gern noch einmal ein großes Lob an das MEDIFOX DAN-Team aussprechen: Jeder war vorbereitet, jeder wusste, was er zu tun hatte und innerhalb von drei Wochen war die Software installiert. Ich habe selten so ein gradliniges Projekt erlebt.

Zum Einstieg gehören auch Schulungen immer dazu. Momentan finden diese ja in Form von Online-Schulungen statt. Wie sind Sie damit umgegangen?

Ich muss sagen, dass die Schulungen schon eine Herausforderung für uns waren. Zum einen konnten diese durch die gegebenen Corona-Bedingungen nicht vor Ort stattfinden, zum anderen lief die Einführung bei uns so schnell über die Bühne, dass es nicht so einfach war, passende Termine zu finden. Dafür haben wir aber zügig eine Lösung gefunden. MEDIFOX DAN hat uns empfohlen, die Schulungen einmal wöchentlich zu planen, was rückblickend ein sehr gutes Konzept war. So hatte man zwischen den Terminen genug Zeit, die Software auszuprobieren und bei Bedarf Rückfragen zu stellen. Auch inhaltlich waren die Schulungen sehr gut geplant, vor allem in Hinblick auf die Einteilung der Themen. Zudem war eine Best-Practice-Konfiguration Teil der Schulung, was uns sehr gut gefallen hat. Denn so wird die Software schon in der Schulung auf meinen Pflegedienst eingestellt. Einer der Coaches hat sich darüber hinaus die Zeit genommen, Folgetermine mit uns durchzuführen. Hier ging es speziell um die KI-Tourenplanung. Im ersten Termin haben wir zunächst alle wichtigen Einstellungen vorgenommen, sodass wir mit der KI-Tourenplanung praktisch arbeiten konnten. Im zweiten Schritt haben wir uns gemeinsam angeschaut, welche Erfahrungen wir gesammelt haben und das System weiter verfeinert, bis wir mit der Lösung zu hundert Prozent zufrieden waren. Das war wirklich genial. Es gab natürlich auch MitarbeiterInnen, die sich zunächst schwergetan haben mit dem Format Online-Schulung. Aber auch darauf hatten sich die Software-TrainerInnen super eingestellt.

Nun haben Sie schon einen detaillierten Einblick gewährt, wie die Einführung mit MEDIFOX DAN bei Ihnen abgelaufen ist. Inwiefern konnten Ihre Erwartungen an den Einstieg mit der Software erfüllt werden?

Unsere Erwartungen wurden ganz klar erfüllt – sogar übererfüllt! Übererfüllt aus dem Grund, dass ich Themen platzieren konnte, die nicht zu einer klassischen Einführung gehören. Unsere Fragen wurden beantwortet, geklärt und umgesetzt. Darunter waren auch komplexere Themen, die unser Ansprechpartner jedoch alle vollumfänglich beantworten konnte, da er die Software selbst sehr gut kannte. So war es von Beginn an möglich, auf individuelle Anforderungen einzugehen. Auch der Zeitrahmen wurde eingehalten, was ebenfalls ein wichtiger Faktor für uns war. Zudem war uns wichtig, dass die MitarbeiterInnen nach den Schulungen sofort arbeitsfähig sind, was bei MEDIFOX DAN der Fall war. Das alles ist nicht selbstverständlich und das Einzige, worauf ich mich noch freue, ist, dass wir irgendwann die Gelegenheit haben, uns noch einmal vor Ort in unserem Pflegedienst auszutauschen. Das als kleine Einladung nebenbei (lacht). Klar ist aber auch, dass nicht immer alles reibungslos abläuft. Darauf sollte man sich einstellen. Es gibt auch bei uns noch die ein oder andere Funktion im Programm, die noch darauf wartet, ausgefeilt zu werden. Aber die Funktionsvielfalt der Software ist super!

Nun haben Sie und Ihr Team die Einführung erfolgreich gemeistert, aber nicht ohne Grund heißt es immer so schön: „Vor der Einführung ist nach der Einführung“. Wie sieht denn der Pflegealltag aktuell bei Ihnen aus?

Wir haben uns im Endeffekt gezielt für die Module entschieden, die das Personal im Pflegealltag am stärksten entlasten. Besonders die CarePads waren die absolut richtige Entscheidung. Diese nutzen wir täglich – von der mobilen Zeiterfassung über die komplette Pflege- und Betreuungsdokumentation, Erfassung der Vitalwerte bis hin zur Aufgabenverteilung und Einsatzübernahme. Da der Programmaufbau sehr intuitiv gestaltet ist, kommen auch die MitarbeiterInnen wunderbar damit zurecht, die noch keine intensive Schulung erhalten hatten. Für neue MitarbeiterInnen haben wir den Eingliederungsplan angepasst, sodass diese von Beginn an bestmöglich auf die Arbeit mit der MEDIFOX DAN Software vorbereitet werden. Bisher wird die Software von den Pflegekräften also super angenommen! Nur bei der mobilen Leistungserfassung fehlt noch die Routine. Da wird ab und zu noch vergessen, eine Tour bzw. einen Dienst zu starten bzw. zu stoppen oder die Pflegekraft denkt in der Hektik des Pflegealltags nicht daran, die Leistungen im Einsatz einzeln zu bestätigen. Wir haben uns gefragt, ob das nicht noch einfacher geht und beim Kundenservice angerufen. Dieser hatte sofort eine Lösung parat. Die praktische Erfahrung im täglichen Arbeiten hat uns an dieser Stelle reicher gemacht. Sicherlich ist die Einführungsphase irgendwann abgeschlossen, aber die Praxis zeigt uns weiterhin neue Themen auf.

Auch wenn sich der Pflegealltag und damit natürlich auch Ihre Pflegesoftware immer weiterentwickelt, haben Sie den ersten Schritt mit Bravour gemeistert: Denn Sie haben die Einführung mit MEDIFOX DAN nicht nur erfolgreich, sondern auch sehr zügig abgeschlossen. Haben Sie denn konkrete Tipps für KollegInnen, die noch vor einem Einstieg stehen?

Pflegedienste müssen sich vorher gut vorbereiten. Dazu gehört für mich, dass man sich als Einrichtung informiert, ob es Förderungen für Digitalisierungsprojekte gibt, die man in Anspruch nehmen kann. Bei MEDIFOX DAN gibt es sogar ExpertInnen, welche die Antragsstellung übernehmen. Wenn eine Förderung angeboten wird, sollte sich jede/r Unternehmer/in – gerade bei uns in der Pflegebranche – damit auseinandersetzen. Zudem ist es wichtig, dass man eine Person aus der Einrichtung mit an Bord hat, die alle Abläufe im eigenen Pflegedienst kennt. Denn bevor ich mit der Software-Einführung starte, sollte ich alle bestehenden Prozesse genau unter die Lupe nehmen. Anschließend muss ich mir Gedanken machen, welche Aufgaben, Tätigkeiten und Arbeitsabläufe zukünftig digital abgebildet werden sollen. Auf dieser Basis kann ich dann meine Anforderungen bestimmen. Ich sollte also schon vor der Einführung eine klare Vorstellung davon haben, was ich brauche. Dann muss ich mich als Einrichtung nur noch für einen passenden Anbieter entscheiden.

Herr Haun, vielen Dank für diesen spannenden Einblick in Ihren Einführungsprozess mit MEDIFOX DAN. Wir wünschen Ihnen auch weiterhin viel Erfolg bei der Umsetzung weiterer Digitalisierungsprojekte und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!

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