Unser Weg in einen volldigitalen Pflegealltag mit MD Stationär: „Mit dem jetzigen Fortschritt bin ich schon sehr zufrieden"

MediFox GmbH

Sie befinden sich zurzeit mitten in der Softwareeinführung, was ein ziemlich umfassender Prozess ist, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Gerade in der Pflege haben Sie bekanntermaßen einen hohen Workload und stehen vor vielen bürokratischen Herausforderungen. Das heißt Flexibilität steht an erster Stelle. Inwieweit ist es Ihnen möglich, den Prozess flexibel an die Gegebenheiten Ihrer Einrichtung anzupassen?

Herr Hammer: Gerade in den letzten Wochen war es schwierig, die Softwareeinführung zu priorisieren, da wir die Datenerhebung wiederholen mussten. Dieser Prozess hat uns viel Zeit gekostet, da wir diese nach wie vor teils analog und nicht digital durchführen. Außerdem arbeiten wir nebenbei bereits an der Umsetzung der Personalbemessung. Das bedeutet, dass wir die Versorgung unserer BewohnerInnen bereits über eine stationäre Tourenplanung abdecken. All das sind Themen, die uns neben der Softwareeinführung noch beschäftigen.
Mittlerweile haben wir alle BewohnerInnen in MD Stationär digital erfasst, sodass wir nun langsam im Bereich der Abrechnung und Verwaltung umstellen können. Dennoch werden wir, allein schon aus abrechnungstechnischen Gründen, parallel weiterhin mit dem alten System arbeiten, um die Summen der Abrechnungen vergleichen zu können. Wenn der Abrechnungsprozess dann einwandfrei läuft, könnte ich mir vorstellen, dass das alte System nur noch als Archiv dient. Mit dem jetzigen Fortschritt, den wir bislang gemacht haben, bin ich schon sehr zufrieden. Bei der Dienstplangestaltung sind leider technische Probleme aufgetreten, für die wir aktuell eine Lösung suchen. Grundsätzlich fangen die ersten Abteilungen aber schon an, ihre Dienstpläne über das neue System zu schreiben. Wie auch im Bereich Abrechnung, arbeiten wir da wieder parallel mit beiden Programmen. Mit der Einführung der Pflegedokumentation geht es offiziell erst im Mai los. Hierbei schauen wir zunächst, welche Dokumentationsinhalte und Evaluationszyklen wir von MEDIFOX DAN für unsere Dokumentation nutzen wollen. Es handelt sich um einen zweitägigen Workshop, mit dem sich dann in erster Linie die Pflege auseinandersetzen muss, aber auch die Betreuung. Danach geht es los mit der Schulung eines Experten-Teams, was sich dann um die Umsetzung kümmert. Wir MitarbeiterInnen haben alle bereits in das Programm reingeschnuppert. Allerdings bleibt aufgrund des zeitaufwendigen Tagesgeschäfts wenig Zeit zum experimentieren.

Da hat sich auf jeden Fall einiges in den letzten Monaten in Ihrer Einrichtung getan. Sie haben gerade die Dienstpläne angesprochen, da gab es vor kurzem wieder einen Konfigurationstermin sowie erste Schulungen. Wie lief das mit dem MEDIFOX DAN Team ab?

Herr Hammer: Bei dem Konfigurationstermin haben wir uns an den Voreinstellungen des alten Systems orientiert. Die Urlaubsplanung ist mit dem neuen System deutlich leichter, weil es nicht auf die vorgefertigte Tage-Woche ausgerichtet ist. Unsere Personalabteilung erstellt die Dienstpläne nicht nach Organisationsstrukturen, sondern nach Qualifikationen. Ab Sommer werden wir dann Dienstpläne haben, in denen die Fach- und Hilfskräfte separat und unabhängig von den vordefinierten Bereichen eingeteilt sind. Da wurde bei MEDIFOX DAN eine sehr vorteilhafte Lösung gefunden. Dem Dienstplan ist zu entnehmen, wer wie zusammenarbeitet und im Rahmen der Tourenplanung ist dann ersichtlich, wo die Pflegekräfte hinmüssen. Zwar steht da noch ein Stück weit Arbeit vor uns, aber dass im Rahmen der Konfiguration die verschiedenen Möglichkeiten dargestellt wurden, war schon gut. Eines der Hauptargumente für MD Stationär und die Entscheidung für eine stationäre Tourenplanung war, dass die Dienstplansystematik von MEDIFOX DAN für diese Thematik bestens gerüstet ist. Das hat uns bei den anderen Anbietern gefehlt.
Ich muss ehrlicherweise sagen, dass die Schulungen sehr unterschiedlich waren. Im ersten Termin war es noch ein wenig chaotisch, allerdings sah dies bei dem Folgetermin schon anders aus. Ich muss aber dazu sagen, dass wir eine große und sehr heterogene Gruppe waren. Einerseits gab es Personen, die sich mit einer grundsätzlichen digitalisierten Dienstplanung – sowohl was die technische, als auch die inhaltliche Komponente angeht – schon sehr gut auskannten. Andererseits gab es Personen, die bisher kaum Erfahrung mit einem digitalisierten Dienstplan hatten. Im letzten Termin haben wir es dann so gelöst, dass wir diese Gruppen voneinander separiert haben, weil wir Sorge hatten, dass die Fragen, die wir stellen, einige überfordern könnten. Am letzten Termin haben wir den TeilnehmerInnen noch einmal die Möglichkeit geboten, Fragen für Themengebiete, die noch neu sind, zu stellen. Das ist gut angekommen, da Unklarheiten beseitigt werden konnten, insbesondere was das Handling und die Inhalte angeht. Insgesamt bin ich zufrieden, denn wir haben nun eine Gruppe, die gut auf die Dienstplanung vorbereitet ist. Die MitarbeiterInnen sind überwiegend angelegt, sodass ich anfangen kann, entsprechende Rechte zu verteilen. Das ist bereits in der Umsetzung und wir sind was das angeht ein gutes Stück vorangekommen.
Ich muss zugeben, dass ich mir gewünscht hätte, dass alles ein wenig schneller umgesetzt worden wäre. Doch da möchte ich mich nicht beschweren, denn auch unser Geschäftsführer, der so einen ähnlichen Prozess schon einmal begleitete, hat klar gesagt, dass das Tagesgeschäft dazwischen grätschen kann. Ihm war es aber wichtiger, die Prozesse sorgfältig zu bearbeiten als den Zeitplan streng beizubehalten. Das hat uns alle beruhigt, wobei ich diesen Standpunkt von vornherein vertreten habe. Wenn an solch ein System nicht mit Sorgfalt herangegangen wird, kommt es im schlimmsten Fall nur noch zu einem Notizzettel-System. Mir ist bewusst, dass es im Laufe der Jahre Abnutzungsprozesse geben wird, aber es soll von Beginn an vernünftig gemacht werden.

Wie Sie schon erwähnt haben, bereiten Sie sich gerade auf die neue Personalbemessung vor. Planen Sie diese auch komplett digital abzubilden?

Herr Hammer: Genau, die Personalbemessung wollen wir zukünftig komplett digital abbilden. Derzeit arbeiten wir mit Stecktafeln, um ein bereichsübergreifendes Arbeiten jetzt schon zu üben und den MitarbeiterInnen darzulegen, dass es in Zukunft keine klassischen Stationen mehr geben wird. Es wird nach wie vor Wohnbereiche mit festen AnsprechpartnerInnen geben, aber die Fach- und Hilfskräfte werden übergreifend und je nach Qualifikationen arbeiten müssen. Wir haben uns an den Qualifikationsniveaus aus dem Pflegepersonalbemessungsgesetz orientiert, die BewohnerInnen im Prinzip schon klassifiziert und schicken dann dort das entsprechende Personal rein.
In Nordrhein-Westfalen haben wir das Problem, dass es hier kaum einjährige Hilfskräfte gibt, da es bis Anfang letzten Jahres gar keine betriebliche Ausbildung dafür gab. Gerade diese Qualifikationsstufe ist im Personalbemessungsgesetz eminent wichtig geworden, das versuchen wir aufzuholen. Allerdings glaube ich nicht, dass wir Ende 2025 auf so viele Leute kommen werden, da wir schließlich nicht die einzige Einrichtung in der Region sind, die die Fach- und Hilfskräfte hinsichtlich der neuen Personalbemessung umplanen muss. Wir planen unser Personal schon anhand der Qualifikationsniveaus und das hatten wir auch damals im Konfigurationstermin gesehen, dass es Möglichkeiten gibt, das entsprechend digital abzubilden. Teilweise auch mithilfe Künstlicher Intelligenz, die wir aber jetzt erstmal außen vorgelassen haben. Wer weiß, was die uns mal vorschlägt, das wäre in Zukunft nochmal ganz interessant.

Vielen Dank Herr Hammer für die interessanten Einblicke und das Update zu Ihrem Softwareeinführungsprozess. Wir freuen uns schon auf die nächsten Gespräche und sind auf die weiteren Fortschritte in der kommenden Zeit gespannt.

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