So sieht der Einsatz der KI-gestützten Dienstplanung im stationären Pflegealltag aus

MediFox GmbH

Sie setzen bereits seit einem Dreivierteljahr die KI-gestützte Dienstplanung erfolgreich in Ihrem stationären Pflegealltag ein. Warum war das eine interessante Erweiterung der Digitalisierung Ihrer Einrichtung und wie sind Sie darauf aufmerksam geworden?

Britta Wagner: Für uns war die Künstliche Intelligenz interessant, da das Schreiben eines Dienstplans ziemlich kompliziert ist und viel Zeit in Anspruch nimmt. Zusätzlich kommen immer wieder Wünsche der MitarbeiterInnen auf, die im Vorfeld mit einer KI-gestützten Dienstplanung berücksichtigt werden können, sodass weniger Dienste verschoben werden müssen.

Camilo Hernandez: Zuvor haben wir den rollierenden Dienstplan genutzt. In Kontakt mit MEDIFOX DAN hat unser Chef von der KI-gestützten Dienstplanung gehört und entschieden, dass wir das Tool gerne ausprobieren möchten. Von Künstlicher Intelligenz hört man aktuell ohnehin sehr viel – auch in den Medien und außerhalb des Arbeitsalltags. Ich denke, es ist grundsätzlich eine gute Strategie, neue Module und Technologien, die auf den Markt kommen, für sich auszuprobieren und zu schauen, wie man damit zurechtkommt. Gegenüber dem rollierenden Dienstplan ist bei der KI-gestützten Lösung ein riesiger Vorteil, dass pro MitarbeiterIn Stammdaten hinterlegt werden und diese auch bei Änderungen berücksichtigt werden. Wir haben beispielsweise viele Pflegehilfskräfte eingestellt und haben bei diesen lediglich die verfügbaren Arbeitszeiten hinterlegt, welche dank der KI automatisch berücksichtigt werden. Bei dem rollierenden Dienstplan muss für alle MitarbeiterInnen einzeln geprüft werden, in welchen Turnus diese eingeteilt werden können. Das verursacht vor allem dann viel Arbeit, wenn es zu spontanen Änderungen der Besetzung kommt. Hier ist der Aspekt der Zeitersparnis bei der KI-gestützten Dienstplanung im direkten Vergleich deutlich spürbar.

Nun haben Sie auch bei der Einführung sehr intensiv mit dem MEDIFOX DAN Team zusammengearbeitet. Wie haben Sie den gemeinsamen Entwicklungsprozess in Hinblick auf die KI-gestützte Dienstplanung wahrgenommen?

Leif Tammen: Ich habe die Kommunikation immer als sehr positiv wahrgenommen. Man darf nicht vergessen, dass in der Entwicklung und Anpassung eine Menge Arbeit steckt. Daher finde ich die Reaktionszeiten auf unsere gestellten Anfragen bis hin zur Lösung tatsächlich sehr schnell. Für mich stand dabei im Vordergrund, zu überprüfen, ob die Updates alle gemacht werden. Der Prozess und die Kommunikation mit MEDIFOX DAN liefen reibungslos. Auch den Kundenservice muss ich an der Stelle noch einmal loben, denn bei Fragen wurde uns immer sehr schnell geholfen.

Jetzt ist schon ein bisschen Zeit vergangen und Sie setzen die KI-gestützte Dienstplanung mittlerweile aktiv bei Ihren Planungsaktivitäten ein. Von welchen Vorteilen profitieren Sie jetzt nach der Umstellung besonders?

Britta Wagner: Vor allem die MitarbeiterInnen profitieren davon. Zum Beispiel habe ich die Dienste bereits bis November vorgeplant, daher wissen die KollegInnen jetzt schon, wie sie im November arbeiten sollen. Wenn noch Änderungswünsche eingereicht werden, kann ich diese frühzeitig berücksichtigen. Dahingehend verbessert sich die Planbarkeit auch bei privaten Terminen. So kann ich beispielsweise Arzttermine meiner MitarbeiterInnen einplanen, ohne anderen MitarbeiterInnen spontan mehr Stunden zu geben, da diese früh genug wissen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten sie arbeiten müssen. Ich habe an den Dienstplänen bis November jetzt einen bis anderthalb Tage gesessen, da vieles schon vorgegeben war. Nun habe ich lediglich noch mit kurzfristigen Wünschen oder Krankheitsfällen zu tun.

Hat die bessere Planbarkeit und frühzeitige Planung der Dienste auch die Zufriedenheit Ihrer MitarbeiterInnen weiter gefördert?

Britta Wagner: Absolut, wir haben auch für uns entschieden, dass unsere MitarbeiterInnen ruhig in die Minusstunden gehen dürfen und trotzdem ihr Gehalt bekommen. Jetzt wo sie so weit im Voraus wissen, wie sie arbeiten, sehen sie die übrigen Stunden. Dadurch sind sie auch sensibler und bereitwilliger einzuspringen, wenn jemand krank wird. Vorher habe ich versucht, den Dienstplan immer schon einen Monat im Voraus fertig zu haben, aber manchmal war dieser eben bis kurz vor Ende des Monats doch noch nicht geschrieben, da immer wieder etwas dazwischengekommen ist.

Camilo Hernandez: Auch bei Neueinstellungen kam es jetzt vor, dass die neuen KollegInnen zur Vertragsunterschrift nochmal in die Einrichtung gekommen sind. Dann war schon klar, wann die starten würden und wann die erste Schicht sein wird. Ich habe das als sehr positiv empfunden, als Frau Wagner denen schon den Dienstplan direkt mit an die Hand geben konnte. Da dieser nun frühzeitig geschrieben wird, ist es auch für sie dann leichter zu berücksichtigen, wenn neue MitarbeiterInnen bei uns starten und deren Stammdaten dann noch eingepflegt werden. Das macht auch einen sehr guten Eindruck, wenn jemand so startet und der Einstieg bei dem neuen Arbeitgeber so gut geplant und strukturiert ist.

Britta Wagner: Diejenigen, die von einem anderen Arbeitgeber zu uns gewechselt sind, kannten das gar nicht, dass die Pläne so frühzeitig schon fertig sind. Die Resonanz ist überaus positiv.

Camilo Hernandez: Ein anderer Aspekt ist auch, dass die KI-gestützte Dienstplanung es viel leichter macht, die Dienste gleichmäßig zu verteilen. So haben MitarbeiterInnen mit dem gleichen Stundenkontingent auch einen ähnlichen Plan von der Anzahl der Dienste. Dadurch steigern wir die Gleichbehandlung unserer MitarbeiterInnen und auch die Transparenz, denn unabsichtlich kann das bei der händischen Variante mal passieren, dass man versehentlich einigen mal ein paar Stunden mehr gibt.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das gemeinsame Gespräch genommen haben. Wir wünschen Ihnen alles Gute und freuen uns schon, Sie weiter in Sachen Digitalisierung und Künstliche Intelligenz begleiten zu dürfen.

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