Stationär
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So geht Digitalisierung von 0 auf 100 heute!
In den vergangenen Monaten konnten wir bereits mehrfach mit Herrn Hammer und Herrn Caspers über den Stand der Softwareeinführung von MD Stationär im Seniorenheim Stiftung Carl Kreuser jr. sprechen und haben exklusive Einblicke mitnehmen dürfen. Nun hat sich wieder einiges in der stationären Einrichtung in Mechernich getan und die beiden verraten uns im persönlichen Gespräch, was in den kommenden Monaten noch ansteht, welche Herausforderungen gemeistert wurden und wie die Zukunft der Pflege für sie aussieht.
Herr Hammer, Herr Caspers, seit unserem letzten Gespräch ist bereits einige Zeit vergangen und da hat sich bestimmt vieles bei Ihnen getan. Wie hat sich die Softwareeinführung bei Ihnen entwickelt und was ist in den letzten Monaten bei Ihnen in der Einrichtung passiert?
Lars Hammer: Ich will jetzt nicht sagen, dass der Weg das Ziel ist, das Ziel ist schon das Ziel, aber der Zeitpunkt, wann wir dieses erreichen, steht nicht im Vordergrund. Ursprünglich hatten wir gedacht, dass wir mit dem Verwaltungsprogramm schon arbeiten können. Es gab allerdings Herausforderungen mit der Aufbereitung der Dakota Schnittstelle. Das ist die verpflichtende Schnittstelle, die wir zu den Kranken- und Pflegekassen haben. Deswegen stehen wir noch nicht an dem Punkt, an dem wir eigentlich gerne wären. Bei der Dienstplangestaltung sind wir ein gutes Stück weitergekommen, aber noch nicht so weit, wie wir jetzt sein wollten. Insgesamt sind wir hier aber ganz optimistisch, dass wir den Zeitplan für circa Oktober einhalten, um das System vollumfänglich nutzen zu können. Uns sind Programmfunktionen aufgefallen, die anders sind als bei unserem Vorgängersystem. Das ist nichts Negatives, ganz im Gegenteil, das erfordert lediglich ein Umdenken. Beispielsweise hat die Urlaubsplanung höhere Sicherungssysteme und das ist unter anderem genau das, was wir wollten.
Timo Caspers: Die Einführung von MD Stationär soll kein Schnellschuss werden. Unsere Geschäftsführung und das Kuratorium gewähren uns die Zeit, die wir brauchen. Unser Ziel ist es, dass wir hinterher ein ordentlich gepflegtes und konfiguriertes System haben. Wir wollen schaffen, dass alle MitarbeiterInnen, die die Bestandteile des Programms nutzen müssen, in der Lage sind, dieses Programm adäquat zu verwenden. Wir sind so begeistert von gewissen Funktionalitäten in MD Stationär, die wir bis dato nicht gekannt haben. Aktuell richten wir die CarePads für verschiedene Settings ein und unsere IT hat diese schon vorkonfiguriert. Die CarePads wurden in einem Business-Account von Apple angelegt, damit wir sie zentral verwalten können und diese nicht gelöscht werden können. Wir werden voraussichtlich insgesamt 20 bis 25 Geräte im Haus haben. Wir haben eine Whitelist hinterlegt für die Internetnutzung. Aktuell haben wir drei verschiedene Profile auf den iPads im Haus angelegt. Es wird wahrscheinlich noch ein viertes dazu kommen, da die verschiedenen Bereiche wie Haustechnik, Küche, Hauswirtschaft und natürlich Pflege andere Funktionalitäten benötigen. Aktuell nutzen wir vier Geräte in der Testphase, die in einem gewissen Funktionsumfang von unserem Administrator vorkonfiguriert sind und probieren die Geräte im Alltag in unterschiedlichen Settings aus. Wir schauen, was wir noch korrigieren müssen, damit wir dann ab Oktober komplett auf MD Stationär umstellen können. Da werden die restlichen Pflegekräfte geschult sein und dann wollen wir natürlich auch gleichzeitig die CarePads rausgeben können. Bis dahin wollen wir alle Eventualitäten wie Fehler und Fehlkonfigurationen beseitigt haben. Gerade sind mehrere Pflegekräfte dabei, die SIS® von den BestandsbewohnerInnen in MD Stationär zu übernehmen. Aktuell sind bereits etwa 90 Prozent der BewohnerInnen eingepflegt. Dementsprechend haben wir von den CarePads schon den vollen Zugriff auf das System und wir nutzen die Pflegedokumentation auf den Tablets schon in vollem Funktionsumfang. Die Programmkonfigurationen sind auch für alle anderen Bereiche bereits abgeschlossen.
Das bedeutet, Sie arbeiten gerade in Ihrer bisherigen Software und parallel dazu testweise bereits in MD Stationär?
Lars Hammer: Ja, im Prinzip schon, denn der Wissensstand unserer MitarbeiterInnen ist einfach zu unterschiedlich. Daher befinden wir uns im Moment noch in einer Hybridlösung. Die Einrichtung ist motiviert, übergreifender und digitaler zu arbeiten. Deswegen haben wir uns in der Testphase für unsere Wundtherapeutin entschieden, die übergreifend für das ganze Haus zuständig ist. Die Kollegin ist sehr offen für das Thema Digitalisierung und erfährt gerade, wie komfortabel sowie auch vorteilhaft die Wunddokumentation mit dem MD CarePad sein kann.
Timo Caspers: In ein paar Bereichen dokumentieren wir gerade doppelt. Neben den Bewohnerakten betrifft das auch die Personaleinsatzplanung. Die MitarbeiterInnen des Hauses sind in MD Stationär theoretisch seit dem 01. April in der Personaleinsatzplanung gestartet. Konkret heißt das, dass die Abteilungsleitungen die Wunschpläne erstellt und abgeschlossen haben und die Einzelplanstufen abgelaufen sind. Die Dienstpläne können jetzt alle nachgetragen werden, sodass der Startzeitraum für die Personaleinsatzplanung beim 01. April bleiben kann. Wir beziehen uns im Moment noch auf das Altprogramm und nutzen das Neuprogramm rein digital, um im Parallelprozess zu lernen, damit alle KollegInnen, die Dienstpläne schreiben, sich daran gewöhnen. Alle müssen nun fleißig testen und ausprobieren, denn anders kann es nicht funktionieren. Wir können nach einer Schulung nicht erwarten, dass eine Person am nächsten Tag sofort vollumfänglich in dem Programm arbeiten kann und das dann unsere rechtliche Vorgabe für einen Dienstplan sein soll.
Sie erwähnten eine Zentralverwaltung aller iPads über Apple Business – wie haben Sie das umgesetzt und warum verwalten Sie alle Geräte zentral?
Timo Caspers: Wir haben verschiedenste Lösungen angefragt und glücklicherweise hat das IT-Unternehmen, welches bei uns die Administration unsere Serverfarmen übernimmt, einen Mitarbeiter im Team, welcher für größere Unternehmen schon seit geraumer Zeit solche Infrastrukturen programmiert. Bei der Anzahl an Geräten und den verschiedenen Arbeitsbereichen, in denen die CarePads genutzt werden, sitzt einer der Administratoren einen ganzen Tag daran und bringt diese erstmal alle auf den gleichen Stand, mit den gleichen Sperren und Funktionalitäten. Schon wegen dieses Aufwands haben wir uns entschieden, die Geräte mit ihren Seriennummern in dem Apple-Business-Account zu hinterlegen. Das heißt, wenn ein Gerät abhandenkommen sollte und mithilfe eines Hacks zurückgesetzt wird, erkennt das Gerät ab dem Moment, wo es eine Netzwerkverbindung herstellt, dass es bei uns im Apple-Business-Account eingepflegt ist und konfiguriert sich wieder auf die Stiftung Carl Kreuser. Diese Geräte sind nicht mehr trennbar, außer unser Administrator lässt dies zu. Das heißt, wir sind hier zu 100 Prozent sicher und die Geräte sind immer wieder auffindbar. Das rechnet sich absolut, wenn so ein Gerät um 400 Euro kostet.
In welchen Bereichen sehen Sie denn jetzt schon eine enorme Unterstützung durch MD Stationär und welche weiteren Potenziale sehen Sie?
Lars Hammer: Wo MEDIFOX DAN uns enorm unterstützen kann, ist vor allem in Bezug auf die neue Personalbemessung, die seit Juli gilt und mit einer Übergangsfrist bis einschließlich 2025 umzusetzen ist. Hier erhoffen wir uns mit dem mobilen Einsatzplan Mein Tag eine große Erleichterung bei der Umstrukturierung unserer Organisationsabläufe. Wir wollten ein Programm haben, in dem aus dem Einsatzplan wie bei einer Plantafel hervorgeht, wo ich MitarbeiterInnen übergreifend und gemäß ihren Qualifikationen einsetzen kann. Wir arbeiten teilweise mit übergreifenden Tourenplänen, um das schon einmal zu üben. In dem Zusammenhang wird unsere stellvertretende Pflegedienstleitung auch noch die Position der Pflegekoordinatorin einnehmen und wird sich genau mit dieser Systematik auseinandersetzen. Das habe ich tatsächlich auch von anderen KollegInnen aus der Branche gehört, dass sie diese Position besetzen, um die neue Personalbemessung umzusetzen.
Timo Caspers: Das war tatsächlich eines der Hauptargumente für MD Stationär, da die meisten Anbieter im letzten Jahr noch nichts in der Art auf den Markt gebracht haben. Bei MEDIFOX DAN wurden uns diese Module gezeigt und wir hatten das Gefühl, gut auf alles vorbereitet zu sein. Wir wollen so viele Funktionen wie möglich nutzen. Das beste Beispiel ist MEDIFOX DAN Connect, was wir vor kurzem für uns entdeckt haben. Da haben wir jetzt die Mitarbeiterzugänge ausprobiert. Ich glaube, dass die ganzen Funktionen für mobile Endgeräte und vor allem Connect mit integriertem Nachrichtendienst, Kalender, To-Do Liste und so weiter für die MitarbeiterInnen am zukunftsorientiertesten sind. Ich sehe noch viel Potenzial in den CarePads und erhoffe mir noch ein paar Anpassungen, dazu habe ich bereits mit der Entwicklungsabteilung von MEDIFOX DAN Kontakt aufgenommen.
Sie haben das Online-Portal Connect gerade schon angesprochen. Ein Thema, was Sie zu begeistern scheint. Welche Funktionen wollen Sie verstärkt nutzen? Und wo sehen Sie die größten Benefits einer vernetzten Pflege?
Timo Caspers: Einer der größten Mehrwerte von MD Stationär ist in meinen Augen MEDIFOX DAN Connect. Die MitarbeiterInnen können live ihre Dienstpläne sehen, zukünftige Wunschdienste eintragen und Urlaubsanträge stellen. Der Kalender und die Aufgabenliste sind gleich einsehbar. Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit, Dokumente, Links und Medien hinzuzufügen. Zusätzlich haben wir ein großes Interesse am Interessenten-Tool in Connect. Hier können sich Interessierte direkt über ein ausführliches Kontaktformular um einen Heimplatz in unserer Einrichtung bewerben. Damit geht der Belegungsplan einher, den wir auch unbedingt auf dem Tablet haben wollen. Außerdem ist auch das Bewerber-Tool für MitarbeiterInnen sehr spannend, in dem wir über Connect Stellen ausschreiben können. Auch das Angehörigen-Tool ist wunderbar: Die Angehörigen können Informationen wie Vitalwerte, Termine und Medikationen von zu Hause einsehen. Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit, die Angehörigen zum Beispiel für Einladungen und Rechnungen zu erreichen.
Lars Hammer: Noch kommuniziert der Großteil der verschiedenen Akteure analog mit uns, aber das wird immer mehr kommen und selbst wenn wir jetzt nur ein Viertel der Angehörigen über die Systematik ansprechen, wären es in der nächsten Generation dann vielleicht schon zwei Drittel, vielleicht auch schon 80 Prozent. Wenn wir jetzt zehn Jahre weitergehen, wird das immer weiter zunehmen.
Timo Caspers: Wir hatten die klare Voraussetzung, dass ein Programm, was in Zukunft bei uns eingesetzt wird, so eine Möglichkeit bieten soll. Dass der Funktionsumfang so groß ist, hatten wir nicht erwartet. Uns ging es in erster Linie um den Kontakt zu ÄrztInnen und Apotheken sowie im Allgemeinen um die medizinischen Aspekte. Auch bei Wunddokumentationen können die ÄrztInnen dann zwei Tage später von der Praxis aus in der Bewohnerakte einsehen, wie der Wundverlauf ist. Darüber hinaus müssen die ÄrztInnen nicht für eine einzelne Frage wieder die Praxis verlassen und in die Einrichtung fahren. So sparen alle Parteien wertvolle Zeit, die im Arbeitsalltag ohnehin schon oft fehlt.
Lars Hammer: Den größten Mehrwert sehe ich bei den nicht ortsansässigen FachärztInnen, da würden wir uns sicherlich die eine oder andere Fahrt sparen. Wenn wir dann Online-Zugänge über Connect zu den Bewohnerdaten anbieten, wird das alles einfacher werden. Vielleicht kommen die ÄrztInnen dann nicht mehr einmal die Woche, sondern eben nur noch einmal im Monat zur Visite, weil man mit dem System auch aus ärztlicher Sicht kein schlechtes Gewissen bei der Behandlung haben muss und man alle Werte im Blick hat.
Sie haben letztes Jahr an unserer MEDIFOX DAN Roadshow teilgenommen und haben da auch nochmal wertvolle Informationen für MD Stationär an die Hand bekommen. Was würden Sie KollegInnen aus der Branche raten, die sich noch unsicher sind, ob sie teilnehmen sollten?
Timo Caspers: Wir sind ohne Erwartungen zur Roadshow nach Köln gefahren, da wir uns ohnehin schon für MD Stationär entschieden hatten. Wir haben aber ganz viel Input mit nach Hause genommen und neue Informationen erhalten, was die Funktionen, die das Programm bietet, angeht. Die Präsentationen dort haben tatsächlich tief blicken lassen. Die Funktionalität des Programms hat einem aufgezeigt, wie ein modernes Haus mit moderner Technik funktionieren kann, wenn man bereit ist, diesen Weg mitzugehen. Dadurch sind bei uns auch noch Überlegungen aufgekommen, wie es mit digitaler Zeiterfassung oder KI-gestützter Personaleinsatzplanung aussehen könnte. Das wurde auf der Roadshow schon mal kurz angesponnen, dass sowas kommen wird.
Lars Hammer: Auf der Roadshow haben wir noch viel Input zu den weitreichenden Möglichkeiten mit Connect erhalten. Ich selbst habe sowohl mit MediFox als auch mit DAN gearbeitet, aber diese Schnittstellen nach außen und die Möglichkeit der erweiterten Kommunikation über Tablets, ist etwas, was für uns noch einmal richtig ausschlaggebend war. Ich denke, wenn wir mit der Implementierung von MD Stationär fertig sind, können wir in einem guten Jahr völlig problemlos damit arbeiten. Dann sind wir auch IT-technisch im Jahr 2024 angekommen und sind nicht im Jahr 2010 stehen geblieben, wie das vielleicht in anderen Einrichtungen gemacht wurde. Ich würde den Weg nochmal genauso gehen.
Lassen Sie uns gemeinsam in die Zukunft Ihrer Einrichtung blicken: Wo sehen Sie sich in den nächsten Jahren?
Timo Caspers: Uns ist klar, dass wir von Anfang an große Erwartungen hatten. Nichtsdestotrotz glaube ich, dass wir auf einem sehr guten Weg sind und dass wir sehr viele KollegInnen mit an die Hand genommen haben, sodass viel Interesse geweckt worden ist. Herr Hammer und ich konnten ihnen viele interessante Funktionen in der Software zeigen. Die MitarbeiterInnen wollen keine Probleme sehen, darum kümmern Herr Hammer und ich uns im Hintergrund. Aber diejenigen, die der Materie kritisch gegenüberstehen, wollen nicht als Erstes mit Problemen oder komplizierten Schritten konfrontiert werden, sie wollen ein funktionierendes System. Das haben wir hier im Haus echt gut hinbekommen, dass wir vielen MitarbeiterInnen zeigen konnten, was der Vorteil für die tägliche Arbeit sein kann und wie leicht es in Zukunft sein wird, wenn wir im Oktober mit der Implementierung fertig sind. Wir haben viele KollegInnen aus der Pflege und aus Leitungspositionen für die Softwareeinführung mobilisiert. Hier sieht man auch, dass es gut war, keine Hauruck-Aktion gemacht zu haben, sondern dass wir uns genug Zeit gelassen haben.
Lars Hammer: Ich habe sogar schon mal ein bisschen rumgesponnen und ich denke, wenn wir MD Stationär komplett eingeführt haben und wir ohne Probleme mit dem System arbeiten, dann werden wir damit eine Modelleinrichtung sein.
Timo Caspers: Ich würde es mir tatsächlich wünschen, denn das Feedback, das wir erhalten, zeigt, dass gesehen wird, in welchem Umschwung wir momentan sind. Wir haben das ganze Haus mit Glasfaser ausgestattet und gutes WLAN bis in den hintersten Winkel unseres Parks. Wir haben hier im Haus sehr viel umgebaut und angepasst, damit wir diesen Digitalisierungsweg gehen können - also keine halben Sachen, sondern entweder ganz oder gar nicht. Ich glaube schon, dass wir viele andere Einrichtungen dazu motivieren könnten, einen ähnlichen Weg einzuschlagen und dabei auch Bedenken in Hinblick auf eigene Digitalisierungsprojekte zu nehmen. Wir hoffen jetzt natürlich, dass wir mit der Entscheidung für MEDIFOX DAN den Partner an unserer Seite gefunden haben, der uns dabei unterstützt, uns kontinuierlich weiterzuentwickeln, denn wir wollen mehr Updates und mehr Funktionen, um immer als Vorreiter in Sachen Digitalisierung dazustehen.
Vielen Dank Herr Hammer und Herr Caspers für die spannenden Einblicke in Ihren Alltag der Softwareeinführung. Wir freuen uns auf die nächsten Gespräche und sind schon gespannt, was sich in den nächsten Monaten noch alles tun wird!
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