Ein Erfolgskonzept für hunderte Einsätze pro Tag – Wie Künstliche Intelligenz die Tourenplanung in der ambulanten Pflege erleichtert

MediFox GmbH

Steffen, im engen Austausch mit dem MEDIFOX DAN Team bringst Du bereits seit einigen Jahren Dein Know-how aus der Pflegepraxis zur Weiterentwicklung der KI-gestützten Tourenplanung ein. Warum ist Künstliche Intelligenz ein Thema, das Dir persönlich wichtig ist?

Steffen Henoch: Die Tourenplanung ist gerade bei unserer Unternehmensgröße eine Herausforderung. Wir verplanen pro Tag über 350 Einsätze und haben uns im Gegensatz zu anderen Pflegediensten bewusst dagegen entschieden, kleinere Teams zu bilden und diese auf eine überschaubare Anzahl an KlientInnen runterzubrechen. Das Bottleneck ist für uns daher vor allem die Übersichtlichkeit. Damals habe ich mit Dustin und Philipp angefangen darüber zu sprechen, dass eine computergestützte Anwendung für uns ein unglaublicher Gamechanger wäre. Bei uns haben bis dato vor allem langjährige MitarbeiterInnen die Tourenplanung übernommen. Wenn dann jemand krankheitsbedingt ausgefallen ist oder im Urlaub war, ist uns das immer zum Verhängnis geworden, da Personen mit weniger Erfahrung in der Regel an der Größenordnung verzweifelt sind und viele Dinge übersehen haben. Wir haben gemerkt, dass wir dringend eine echte Alternative brauchen, damit auch die MitarbeiterInnen, die nicht schon über 10 Jahre angestellt sind und jeden unserer KlientInnen in- und auswendig kennen, mit wenig Aufwand ein Grundgerüst an die Hand bekommen, mit dem sie arbeiten können. Dieses Grundgerüst hat uns die KI-gestützte Tourenplanung ermöglicht.

Du begleitest den Entwicklungsprozess bereits von der ersten Ideensammlung bis hin zur fertigen Anwendung. Wie genau sah der Abstimmungsprozess in der Praxis aus und welche Deiner Erfahrungswerte konntest Du konkret einbringen?

Steffen Henoch: Ursprünglich kommt adiutaByte aus dem Bereich der Routenplanung, wo es vor allem um Effizienz geht. Das ändert sich bei der Pflegeplanung, da hier auch viele weitere Faktoren eine entscheidende Rolle spielen. Daher war es entscheidend, dass diese „menschlichen Wichtigkeiten“ sowie auch relevante medizinische Vorgaben ebenfalls fester Bestandteil der KI-gestützten Tourenplanung sind. Dustin und Philipp haben unseren Input hier super angenommen und versucht, zeitnah in die Praxis umzusetzen. Natürlich gibt es immer gewisse Entwicklungszyklen, aber im Laufe der letzten drei Jahre ist hier wirklich viel passiert. Rückblickend war das für mich ein langer, aber auch sehr spannender Prozess.

Du selbst setzt die KI-gestützte Tourenplanung heute erfolgreich in Deinem Pflegedienst ein. Von welchen Vorteilen können Du und Dein Team heute profitieren?

Steffen Henoch: Die KI-gestützte Tourenplanung ist heute fester Bestandteil unseres Alltags und bildet das Grundgerüst für unsere Planung. Wenn wir viele Aufnahmen haben und Mitarbeitende krankheits- oder urlaubsbedingt ausfallen, unterstützt uns die KI besonders. So geht es heute vor allem um das Expertenwissen unserer Fachkräfte, um die Planung weiter zu verfeinern. Natürlich bringt der Alltag darüber hinaus auch immer kurzfristige Änderungen mit sich, daher ist es schwer zu sagen, wie viel Zeit wir genau einsparen, aber eine Arbeitserleichterung ist definitiv spürbar – vor allem, wenn ein/e Mitarbeiter/in ausfällt und eine Tour aufgelöst werden muss. Da die KI bereits eine Alternative vorbereitet, muss ich meine Planung nicht komplett neu aufstellen. Besonders in solchen Momenten merkt man den Unterschied deutlich.

Wie nimmst Du die Resonanz in Deinem Team wahr?

Steffen Henoch: Natürlich dauert es eine gewisse Zeit, bis sich man sich in die neue Arbeitsweise eingefunden hat. Man muss dem Algorithmus eben auch die Möglichkeit geben, zu lernen. Bei uns haben daher zunächst die „Early Adopters“ angefangen, mit der KI-gestützten Tourenplanung zu arbeiten. Diese ausgewählten MitarbeiterInnen haben dann auch die Datenpflege übernommen, denn das ist mit das Wichtigste, was ich tun muss, damit die Planung am Ende nicht nur Kraut und Rüben ist. Das restliche Team konnte sich so zunächst anschauen, wie alles funktioniert und anschließend sukzessive an das Thema herangeführt werden. Sobald sichtbar wird, dass die Umstellung Früchte trägt, zieht der Rest meist nach. Heute ist die KI-gestützte Tourenplanung bei uns das Tool, was genutzt wird, um sich auf den Tag vorzubereiten.

So gehört die KI-gestützte Tourenplanung mittlerweile zu den täglichen Routinen Eures Alltags. Welches Potenzial siehst Du zukünftig im Einsatz von Künstlicher Intelligenz?

Steffen Henoch: Ich denke, dass der Einsatz von KI in der Pflege eine riesige Arbeitserleichterung ist, die auch bei uns noch viel verändern kann. Wir arbeiten schon heute komplett digital, aber von der Berichterfassung bis hin zur Aufbereitung von Übergaben kann man noch viele Prozesse weiter optimieren. Ich denke, da ist noch vieles möglich und gerade die Pflege ist aus meiner Sicht die letzte Branche, die sich vor KI fürchten muss. Denn bis Roboter diesen Job übernehmen können, ist wahrscheinlich schon alles andere automatisiert (lacht). Bis dahin kann der ganze Administrationsaufwand, der neben der eigentlichen Pflege anfällt und den eigentlich keiner haben möchte, wirklich erleichtert werden.

Steffen, vielen Dank für die spannenden Einblicke und dass Du Deine Perspektive mit uns geteilt hast. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und wünschen Dir und Deinem Team auch weiterhin viel Erfolg.

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