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So gelingt digitales Praxismanagement in der Podologie
Für den Erfolg der eigenen Podologiepraxis sind nicht nur fachliche Kenntnisse und therapeutische Kompetenz, sondern auch unternehmerisches Know-how von entscheidender Bedeutung. Dies kann angehende PraxisinhaberInnen vor Herausforderungen stellen. Simone Schuppler, Praxismanagerin mit über zehn Jahren Erfahrung im Gesundheitsbereich und einer Ausbildung zur Wirtschaftsassistentin, hat mit ihrem Seminarangebot (Praxismanagement Podologie) bereits zahlreiche TherapeutInnen auf dem Weg zum Erfolg begleitet und unterstützt. In diesem Blogbeitrag erfährst Du, wie Du mit digitalen Tools Dein Praxismanagement gezielt und nachhaltig optimieren kannst.
Frau Schuppler, wie sind Sie zur Podologie gekommen?
Simone Schuppler: Tatsächlich kam ich zur Podologie aufgrund eigener Fußprobleme. Zuvor hatte ich in einer Apotheke und in der Physiotherapie gearbeitet. Nachdem meine Kinder auf die Welt kamen, hatte ich einen Minijob, und dann bot sich die Gelegenheit, in einer Praxis zu arbeiten. Aufgrund meiner Ausbildung zur Wirtschaftsassistentin wurde ich gefragt, ob ich im Büro unterstützend tätig sein könnte. Ich sagte zu und entschied mich schließlich, meinen Job in der Physiotherapie aufzugeben, um direkt in der Podologie einzusteigen.
Als ich in der Praxis ankam, gab es einige Herausforderungen im Bereich der Organisation, insbesondere bei der Abrechnung. Ich war eine der ersten PatientInnen, als die Praxis eröffnet wurde, und half dabei, die Praxis von Grund auf aufzubauen. Es war spannend mitzuerleben, wie sich die Praxis entwickelt hat und wie wir Defizite in der Organisation beheben konnten, was die Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Praxis erheblich gesteigert hat.
Um erfolgreich eine Praxis zu führen, ist mehr als nur therapeutisches Fachwissen erforderlich. Warum ist es entscheidend, sich auch unternehmerisches Grundwissen anzueignen?
Simone Schuppler: Wenn zum Beispiel Abrechnungen fehlerhaft sind, kann dies zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Dabei geht nicht nur Zeit, sondern auch harte Arbeit verloren. Ebenso ist es bei der Rechnungsstellung bei PrivatpatientInnen. Gleiches gilt, wenn Geld für ineffektive oder nicht notwendige Werbemaßnahmen ausgegeben wird. Natürlich ist es wichtig, sich zu präsentieren, aber nicht in einem Rahmen, der unnötig viel Geld kostet. Als selbstständige Podologin fungieren Sie im Grunde als Unternehmerin, wodurch die gleichen administrativen Aufgaben wie Büroarbeit, Kassenführung und Abrechnung anfallen.
Welche spezifischen Herausforderungen ergeben sich für PodologInnen bei der Organisation ihrer Praxis?
Simone Schuppler: In der Podologie fehlt es leider an einem spezialisierten Schulungsangebot, beispielsweise in Bezug auf die Kassenführung. Denn in Bezug auf die Kassenführung ist die Podologie recht einzigartig. Im Vergleich zur Physiotherapie, bei der die meisten PatientInnen Verordnungen erhalten, sind die Leistungen, die in der Podologie von der Krankenkasse übernommen werden, relativ gering. Daher sind selbstzahlende PatientInnen in der Podologie weit verbreitet, was die Abrechnung und Steueraspekte komplexer macht. Es kann somit schnell passieren, dass man aus der Kleinunternehmerregelung herausfällt. Man sollte also gut informiert sein, um unangenehme Überraschungen und hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden.
Warum ist es so wichtig, die steuerlichen Aspekte der Selbstständigkeit zu verstehen und zu berücksichtigen?
Simone Schuppler: Es gibt zwar nicht unendlich viele steuerliche Vorgaben, man sollte sich jedoch mit ihnen auseinandersetzen und sich durch Steuerberater beraten und informieren lassen. Der Dschungel der Gesetzestexte kann sehr komplex sein. Manchmal taucht man förmlich ein und es scheint kein Ende zu nehmen. Dazu kommen zusätzliche Faktoren wie neue Gerichtsurteile, die die steuerlichen Texte ergänzen. Wenn man sich frühzeitig damit auseinandersetzt, spart man sich später viele unangenehme Überraschungen.
Trotz der Herausforderungen, die eine Selbstständigkeit mit sich bringt: Welche Chancen sehen Sie für PodologInnen, die darüber nachdenken, ihre eigene Praxis zu eröffnen?
Simone Schuppler: Der größte Vorteil ist, dass man sich seine Zeit frei einteilen und arbeiten kann, wie man möchte. Gerade wenn man familiäre Verpflichtungen hat, ist diese Flexibilität definitiv ein Pluspunkt. Ich denke allerdings, dass einem die Selbstständigkeit liegen muss und man es auch wirklich wollen muss. Ein Angestelltenverhältnis hat viele Vorteile, da man einfach zur Arbeit geht und abends wieder nach Hause kommt, ohne sich um das Drumherum kümmern zu müssen. In der Podologie hält die Selbstständigkeit jedoch ein großes Potenzial bereit, wenn man wirtschaftlich klug agiert und finanzielle Stolpersteine vermeidet. Obwohl die Verantwortlichkeiten in der Selbstständigkeit zunehmen, kann man durch die Auswahl der richtigen MitarbeiterInnen und eine ehrliche Selbstreflexion über die eigenen Stärken und Schwächen erfolgreich sein.
Welche Aspekte sollten (angehende) PraxisinhaberInnen Ihrer Ansicht nach bei der Planung berücksichtigen?
Simone Schuppler: Was ich für äußerst wichtig halte, sind Themen wie die korrekte Abrechnung mit den Krankenkassen, da man hier keine Fehler machen sollte. Auch die Nagelspangenbehandlung ist ein wichtiger Bereich, da PodologInnen mit einer Kassenzulassung ihre therapeutischen Freiheiten ausschöpfen können. Viele haben Unsicherheiten und Ängste in diesem Bereich, und das resultiert oft aus mangelnder Information und Sicherheit in der Umsetzung. Auch die Thematik von PrivatpatientInnen und SelbstzahlerInnen ist relevant. Hier kommt wieder die Kleinunternehmerregelung ins Spiel, und es ist wichtig zu wissen, wie diese funktioniert.
Es ist außerdem von Bedeutung, klare Preisstrukturen zu haben, damit man sicher und überzeugend gegenüber den PatientInnen auftreten kann. Entscheidend ist, dass die PatientInnen die Preisgestaltung nachvollziehen können und diese sachlich begründet ist. So strahlt man Vertrauen und Professionalität aus.
Welche konkreten Veränderungen haben sich durch die Einführung digitaler Prozesse in Ihrem Arbeitsalltag ergeben?
Simone Schuppler: Die Einführung einer Praxissoftware hat definitiv einige Vorteile in puncto Zeitersparnis mit sich gebracht und unseren Arbeitsalltag maßgeblich verbessert. Früher waren wir auf Papierakten und handschriftliche Terminpläne angewiesen, was oft umständlich und zeitaufwändig war. Besonders der digitale Terminplan hat unsere Verwaltung enorm verbessert. Hier können wir auf einen Blick alle wichtigen Infos zu den Terminen sehen, wer abgesagt hat oder sich verspätet. Das spart Zeit und Papier.
Besonders spannend finde ich die Möglichkeiten, die sich durch die digitale Dokumentation und Sprachfunktionen bieten. Auch die Fotodokumentation ist eine großartige Ergänzung, da wir den Behandlungsverlauf übersichtlich dokumentieren können. Früher hatten wir oft das Problem, dass Unterlagen verloren gingen, aber das ist mit einer Praxissoftware kein Thema mehr. Alle Daten sind sicher gespeichert und können bei Bedarf einfach abgerufen werden. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen werden eingehalten, was für uns und unsere PatientInnen natürlich sehr wichtig ist. Insgesamt sehe ich die Einführung einer Praxissoftware als kluge Entscheidung, da sie Zeit spart und die Verwaltungsaufgaben erheblich effizienter gestaltet. Die anfängliche Umstellung mag vielleicht herausfordernd sein, aber nach meiner Erfahrung ist der Einsatz einer Software für die Praxisverwaltung unverzichtbar geworden.
Wie unterstützen Sie PodologInnen bei Fragen und Anliegen in Bezug auf Ihre Praxisorganisation?
Simone Schuppler: Ich biete Seminare und eine individuelle Beratung von PodologInnen an. Auch praxisinterne Schulungen für Praxisteams oder auch Online-Seminare, die angepasst auf die Situation abgehalten werden. Dabei gehe ich gezielt auf die spezifischen Anliegen und Herausforderungen der jeweiligen Praxis ein. Denn obwohl die Grundlagen oft ähnlich sind, können die Feinheiten je nach Praxis stark variieren.
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