Stationär
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Digitale Personaleinsatzplanung zur Entlastung bei steigendem Personalmangel in der stationären Pflege
Im Gespräch mit Christine Tebel, Einrichtungsleitung AWO Residenz Gehrden
Personelle Engpässe gehören für viele Einrichtungen zu den täglichen Herausforderungen des stationären Pflegealltags. Bedingt durch den demografischen Wandel und anhaltenden Fachkräftemangel verschärft sich die Personalsituation in der Pflege kontinuierlich. Die Digitalisierung soll an dieser Stelle bestmöglich entlasten und Pflegekräften sowie auch Personal in leitenden Positionen mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben in der Pflege ermöglichen. Im persönlichen Gespräch mit MEDIFOX DAN erzählt Christine Tebel, Einrichtungsleitung der AWO Residenz Gehrden, von ihren persönlichen Erfahrungen mit dem digitalen Arbeiten und berichtet, wie der Einsatz der Software in ihrer Einrichtung zur signifikanten Effizienzsteigerung und Entlastung des Personals geführt hat.
Frau Tebel, Sie nutzen schon seit mehreren Jahren die stationäre Pflegesoftware von MEDIFOX DAN in Ihrer Einrichtung. Unter anderem verwenden Sie auch die digitale Personaleinsatzplanung. Welche Vorteile sehen Sie in der digitalen Personaleinsatzplanung und inwiefern spüren Sie eine Entlastung durch die Softwarelösung?
Mit der digitalen Personaleinsatzplanung habe ich jederzeit die Möglichkeit, auf meine Dienstplanung zuzugreifen. Die MitarbeiterInnen und auch wir als leitende Kräfte können auch außerhalb der Einrichtung die geplanten Dienste einsehen. Gerade in Corona-Zeiten kann ich so im Falle eines Ausbruchs sofort sehen, wer einspringen kann, falls mir Personal fehlt. Darüber hinaus kann ich auf einen Blick erkennen, wie ich den Bedarf anders abdecke und wen ich aus den anderen Wohnbereichen einsetzen kann. Auch die Urlaubsplanung ist digital natürlich viel einfacher. Ich kann auf einen Blick sehen, wie viele Leute gleichzeitig im Urlaub sind und ob ich noch mehreren MitarbeiterInnen Urlaub in diesem Zeitraum genehmigen kann. In Sachen Fortbildung habe ich die Möglichkeit zu schauen, ob die Pflegekraft außer Haus zur Fortbildung weg ist oder im Haus. Dahingehend kann ich diese Pflegekraft eventuell zwei Stunden vorher nochmal planen und ich kann auch ganz generell gucken, ob die ganzen Pflichtfortbildungen erledigt wurden.
Gerade die Pflege ist eine Branche, die stark von personellen Engpässen betroffen ist. Denken Sie, dass eine effiziente Softwarelösung ein Stück weit entlasten kann, wenn es zum Beispiel um spontane Änderungen im Dienstplan geht?
Ja, so ist es z.B. mit MEDIFOX DAN Connect möglich, dass die MitarbeiterInnen auch von zu Hause auf den Dienstplan zugreifen können und wir als Planungskräfte natürlich auch. So kann ich im Falle eines Ausfalls frühzeitig andere MitarbeiterInnen kontaktieren und bekomme in der Software auch Vorschläge, welche MitarbeiterInnen frei haben und wen ich davon stattdessen planen könnte. So habe ich viele verschiedene Möglichkeiten, dann auch effizient und schnell darauf zu reagieren.
MEDIFOX DAN bietet eine Softwarelösung aus einer Hand an. So nutzen Sie auch die elektronische Zeiterfassung MD Time. Wo sehen Sie die Vorteile, gerade in Bezug auf die Übermittlung der Stunden an die Lohnbuchhaltung?
Man kennt ja seine MitarbeiterInnen und es gibt da immer mal Kandidaten, die eine halbe Stunde früher anfangen oder auch mal eine halbe Stunde eher gehen. Mit der MEDIFOX DAN Software habe ich da eine gute Übersicht und sehe effektiv, wo wir vielleicht nochmal Zeit sparen können oder wo ich auch nochmal mehr Personal benötige. Es kommt auch mal vor, dass am Wochenende weniger zu tun ist und dann können einige MitarbeiterInnen einfach mal früher gehen und ihre Überstunden abbauen. Durch das Ausloggen am Terminal werden diese Stunden direkt abgezogen und im Stundenkonto angezeigt. So haben wir die Möglichkeit, unsere Mitarbeiterplanung doch noch ein bisschen flexibler und freier zu gestalten. Auch unsere MitarbeiterInnen waren alle sehr glücklich über die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung, da wirklich registriert wird, wann sie kommen und gehen. Die MitarbeiterInnen, die mal länger bleiben sind da auch sehr glücklich mit, weil dann eben auch gesehen wird, dass man länger bleibt und das auch wirklich erfasst wird. Auch die Übersicht über das Stundenkonto wird hier von allen sehr positiv aufgefasst.
Lassen Sie uns gemeinsam in die Zukunft schauen: Gerade in der Dienstplanung arbeiten wir jetzt mit innovativen Technologien, vor allem auch KI-gestützt. Können Sie sich KI-gestütztes Arbeiten hinsichtlich der Dienstplanung in Ihrer Einrichtung vorstellen?
Grundsätzlich finde ich es eine total gute Sache, denn immer mehr MitarbeiterInnen sagen, dass sie an bestimmten Tagen nicht arbeiten können, die Enkel betreuen oder die Kita zu gewissen Zeiten geschlossen ist. Mit der KI-gestützten Dienstplanung sehe ich, welche Dienste ich brauche und erhalte dann einen Dienstplanvorschlag, der automatisch von der Software zusammengestellt wird, wo ich natürlich enorm viel Zeit spare. Die Dienstplanung und auch der Prozess, der dahintersteckt, umfasst sehr viel Zeit. Vor allem in Bezug auf krankheitsbedingte Ausfälle und all die Anforderungen, die an den Dienstplan gestellt werden, kann viel Zeit durch die KI-gestützte Dienstplanung eingespart werden.
Es gibt immer noch viele stationäre Einrichtungen, die bisher noch nicht digital arbeiten und sich viele Gedanken machen, wie die Umstellung abläuft und was einen da erwartet. Was würden Sie diesen Einrichtungen mit auf den Weg geben und haben Sie da vielleicht auch ein paar Tipps und Tricks?
Wenn ich auf eine digitale Softwarelösung umstelle, ist es aus meiner Sicht unabdingbar, mir einen guten Zeitplan zu machen. Dass ich mir wirklich gut überlege, wie viel Personal brauche ich und wann ich damit anfangen möchte. Die Schulungen müssen gut durchstrukturiert sein und ich muss das Personal wirklich mitnehmen. Die MitarbeiterInnen müssen in die Entscheidung mit eingebunden werden und es muss ihnen einfach Raum dafür gelassen werden, sich in die Software einzuarbeiten und das Erlernte effektiv umsetzen zu können. Es bringt niemandem etwas, wenn es nur einmal schnell gezeigt wird, denn dann wissen die MitarbeiterInnen im Endeffekt nur die Hälfte und dann sind wir sehr schnell wieder an einem Punkt, wo nicht gut dokumentiert wird und die Software nicht effizient genutzt wird.
Nun geht es langsam in den Jahresendspurt und neben neuen Vorsätzen für das kommende Jahr darf natürlich auch die vorweihnachtliche Stimmung nicht fehlen. Man sieht schon, dass Sie hier weihnachtlich dekoriert haben, wie verbringen Sie denn die Vorweihnachtszeit hier in Ihrer Einrichtung mit den BewohnerInnen. Haben Sie da etwas Konkretes geplant?
In der ersten Dezemberwoche planen wir immer einen Weihnachtsmarkt direkt hier vorne im Atrium. Leider dürfen wir immer noch keine großen Veranstaltungen durchführen, aber wir wollen den BewohnerInnen ein Weihnachtsmarkt-Ambiente vermitteln. Es gibt gebrannte Mandeln und wir bauen verschiedene Stände auf und bringen unseren BewohnerInnen Weihnachten hier in die Einrichtung. Im Anschluss haben die Wohnbereiche jeweils noch ihre Weihnachtsfeiern.
Vielen Dank Frau Tebel, dass Sie sich die Zeit für das Gespräch genommen haben. Ich hoffe, dass wir auch in Zukunft nochmal voneinander hören und wir wünschen Ihnen, Ihrem gesamten Team und auch Ihren BewohnerInnen eine schöne Weihnachtszeit.
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