„Der enge Austausch war für beide Parteien eine echte Win-Win-Situation“

MediFox GmbH

Frau Mommertz-Selzer, Sie haben als Interimspflegedienstleitung den Wechsel auf MD Stationär im Seniorenzentrum am Haarbach eng begleitet und haben zuvor lange mit DAN, aber auch schon mit MediFox stationär gearbeitet. Mit unserer neuesten Software-Suite MD Stationär haben wir nun das Beste aus diesen zwei Welten vereint – Welche Vorteile sehen Sie für sich durch das Upgrade?

Frau Mommertz-Selzer: Das Upgrade habe ich vor allem aufgrund der neuen Funktionen im Bereich der Pflegedokumentation befürwortet. Von DAN kannte ich bereits viele Features, die wahnsinnig logisch aufgebaut waren und daher wusste ich, dass die Verschmelzung dieser beiden Produktwelten einen großen Vorteil für den Pflegebereich bieten wird. In MD Stationär wurde das nun sehr gut gelöst und man hat alle relevanten Daten immer direkt vorliegen, was den Pflegealltag deutlich erleichtert. Es gibt noch ein paar Stolpersteinchen, die aber nach und nach durch Updates aus dem Weg geräumt werden.

Das Seniorenzentrum am Haarbach war die erste Einrichtung, bei der die Echtdatenmigration durchgeführt wurde. Warum haben Sie sich im Team für die Umstellung entschieden und welche Bedenken hatten Sie im Zuge dessen vielleicht auch?

Frau Mommertz-Selzer: Ich bin ein sehr innovationsgetriebener Mensch und möchte stets das Bestmögliche geben. Früher oder später hätte das Seniorenzentrum am Haarbach die Echtdatenmigration sowieso in Angriff nehmen müssen, daher haben wir gemeinsam mit den Wohnbereichsleitungen und der Einrichtungsleitung die Entscheidung getroffen, die Migration lieber früher durchzuführen, um alles zu testen und dann auch sofort AnsprechpartnerInnen zur Verfügung zu haben, falls irgendwas nicht rund läuft. Die mögliche Reaktion der MitarbeiterInnen im Pflegebereich darauf hat mir schon Sorgen bereitet, weil wir nicht einschätzen konnten, wie die Resonanz im Team sein würde, weil dies für die MitarbeiterInnen eine zusätzliche Belastung neben der originären Arbeit bedeutete. Das Gute an dem MD Stationär Testsystem war, dass wir alle damit üben konnten. Wir konnten in der realen MEDIFOX DAN Welt alle relevanten Daten einpflegen und uns langsam an das neue System herantasten. Das war für mich der ausschlaggebende Grund, denn wir konnten die MitarbeiterInnen besser mitnehmen, sodass sie alles verstehen und damit arbeiten können. Oft wird bei solchen Entscheidungen vergessen, dass der Rückhalt im Team unabdingbar ist, denn die MitarbeiterInnen sind letztlich diejenigen, die mit der neuen Softwarelösung arbeiten müssen.

Wie lief das Upgrade-Projekt bei Ihnen im Seniorenzentrum Haarbach ab und wie wurde das Team in dieser Zeit durch MEDIFOX DAN betreut?

Frau Mommertz-Selzer: Gemeinsam haben wir mit den Prozessbeteiligten einen Meilensteinplan entwickelt und vorher gewisse Deadlines für uns gesetzt, damit wir einen Rahmen für dieses doch recht umfassende Projekt haben. Wir haben dort festgelegt, was bis wann passiert sein muss und haben eng mit MEDIFOX DAN zusammengearbeitet, was die Planung der Schulungen der MitarbeiterInnen des Pflegebereichs und des sozialen Dienstes anging. Den gesamten Projektzeitraum wurden wir sehr eng begleitet. Uns war es sehr wichtig, dass alle MitarbeiterInnen die Neuerungen verstehen. Daher haben wir keine abstrakten Begriffe verwendet, sondern alles so einfach wie eben möglich gemacht. Da MD Stationär ein neues Produkt ist, kommt auch heute noch die ein oder andere Funktion durch stetige Updates hinzu. Dies hat uns vor logistische Herausforderungen gestellt, jedoch haben wir immer die überwiegenden Vorteile im Blick behalten und waren uns dessen auch bewusst, dass nicht alles sofort perfekt laufen würde. An dieser Stelle möchte ich die großartige Unterstützung und Offenheit für Verbesserungsvorschläge des MEDIFOX DAN Teams hervorheben, denn wir konnten immer jemanden erreichen und haben viel Input einbringen können. Davon hat sowohl MEDIFOX DAN als auch wir selbst profitieren können – der enge Austausch war für beide Parteien eine echte Win-Win-Situation.

Welche Herausforderungen gab es bei der Migration der Echtdaten und an welchen Stellen hat es vielleicht auch mal gehakt?

Frau Mommertz-Selzer: Natürlich lief nicht immer alles glatt und wir standen bei der Migration der Daten durchaus vor der ein oder anderen Herausforderung. Das war uns im Vorfeld jedoch auch bewusst, da wir wissentlich der erste Kunde waren, der alle relevanten Daten in das Echtsystem überführt hat. Wir waren überaus glücklich, dass der Support von MEDIFOX DAN zu jeder Zeit für uns da war und wir im Hintergrund auch immer mal wieder durchatmen konnten. Das lief in der Zusammenarbeit wirklich super.

Die Entscheidung für MD Stationär hat natürlich auch die MitarbeiterInnen direkt betroffen. Wie ist die Resonanz im Team vor und nach dem Upgrade hierzu gewesen?

Frau Mommertz-Selzer: Zunächst habe ich sehr eng mit den KollegInnen in den Teams gesprochen und gefragt, was sie von dem Upgrade auf MD Stationär halten. Wir haben gemeinsam mit den Wohnbereichsleitungen die MitarbeiterInnen mitgenommen, weil es aus meiner langjährigen Erfahrung immer viel einfacher ist, wenn das Team dahintersteht und auch ein Mitspracherecht hat. Wir haben gemeinsam viel im Testsystem geübt. Die MitarbeiterInnen sind sehr heterogen, was die Affinität zu digitalen Medien angeht, jedoch ist dies mithilfe der Schulungen und eigener Multiplikatoren sehr gut gelungen. Die Rechte der MitarbeiterInnen wurden sofort nach der neuen Personalbemessung eingepflegt. Es ist ein großer Vorteil, dass die Qualitätsniveaus nach §113c des Personalbemessungsgesetzes direkt in MD Stationär berücksichtigt wurden. So sind die Rechteverteilungen in der Software direkt gemäß der hinterlegten Qualifikationsniveaus hinterlegt und wir können so sehr transparent arbeiten, da abgebildet ist, welche Maßnahmen von welchen MitarbeiterInnen durchgeführt werden dürfen und welche nicht.

Inwieweit hat sich der Pflegealltag verändert, als das Upgrade abgeschlossen war und MD Stationär richtig eingesetzt wurde?

Frau Mommertz-Selzer: An manchen Stellen läuft noch nicht alles komplett rund, aber wir haben ein sehr gutes Fundament schaffen können und das Seniorenzentrum am Haarbach befindet sich jetzt im Finetuning. Für die MitarbeiterInnen war es eine Umgewöhnung, dass die Assessments und Screenings nicht in die neue Dokumappe übernommen werden konnten, da inhaltlich ein anderer Standard gesetzt wurde. Ein großer Vorteil ist, dass die Fallgespräche sowie Visiten nun zentral hinterlegt sind und die MitarbeiterInnen sich nicht mehr durch so viele Berichtsarten klicken müssen. Gerade wenn der Medizinische Dienst im Haus ist, muss sofort alles auf einen Blick gezeigt werden können.

Welche Funktionen von MD Stationär waren ausschlaggebend bei der Entscheidung und welche Entlastungen sind seit der Einführung spürbar?

Frau Mommertz-Selzer: Zunächst war es eine Menge Arbeit, da wir uns alle auf die neue Lösung einstellen und auch einige Stolpersteine aus dem Weg räumen mussten. Die Wohnbereichsleitungen und ich waren viel vor Ort und haben zum Teil drei Updates pro Woche durchgeführt. Aber langfristig gesehen wird es einen deutlichen Mehrwert haben, weil die MitarbeiterInnen viel mehr Möglichkeiten haben. Wir haben auch die CarePads, sodass sofort am Bett der BewohnerInnen dokumentiert werden kann. Man muss das langfristige Ziel sehen. Die gute Pflegeleistung und -qualität wird durch eine gute Pflegedokumentation, die durch MD Stationär möglich ist, erst abgebildet. Zusätzlich haben wir unsere ÄrztInnen mit eingepflegt, sodass sie über MEDIFOX DAN Connect dokumentieren können und einen Blick auf alle relevanten Daten der BewohnerInnen haben. Auch der Einsatz künstlicher Intelligenz im Dienstplan ist in meinen Augen ein echter Gamechanger für eine konstantere sowie weniger subjektive Planung.

Das Thema KI weckt aktuell viel Interesse. Welche Gründe hat das in Ihren Augen?

Frau Mommertz-Selzer: Der Hauptfaktor ist, dass die KI-gestützte Dienstplanung enorm viel Zeit einspart. Ich habe in meinem Leben tausend Dienstpläne geschrieben und die größte Herausforderung dabei ist der Faktor Mensch. Nachdem der Dienstplan fertiggestellt ist, kamen die MitarbeiterInnen immer auf mich zu und teilten mir mit, welche Dienste nicht passen und dann ging die ganze Arbeit wieder von vorne los. Wenn ich aber eine Künstliche Intelligenz habe, die ich über einen längeren Zeitraum mit Daten füttere, dann ist der Dienstplan innerhalb weniger Minuten geschrieben. Die Wohnbereichsleitungen saßen bis zu sieben Stunden an einem Dienstplan. Nehmen wir an, ich nehme mir drei Stunden Zeit und gebe alle wichtigen Parameter ein. Dann habe ich für ein Jahr lang innerhalb von kürzester Zeit den Dienstplan, den ich dann jeden Monat eine halbe Stunde durchschaue und nachträglich kleine Änderungen vornehmen kann. Ich sehe hier durch die Zeitersparnis einen großen Mehrwert und würde in der nächsten Einrichtung sofort KI-gestützt arbeiten wollen. Auf der MEDIFOX DAN Roadshow in Köln habe ich mir dieses Modul anschauen können und ich war auf Anhieb begeistert. Ich muss auch sagen, dass dieses Event wirklich großartig war, denn es bot nachhaltig einen großen Mehrwert und war alles in allem rund. Nach diesem Tag habe ich die charmante Location verlassen und hatte das Gefühl, viel für mich und meine Arbeit mitgenommen zu haben.

Einige KundInnen haben noch Bedenken bezüglich des Upgrades auf MD Stationär, vor allem in Bezug auf die Migration der Daten. Was raten Sie anderen Einrichtungen?

Frau Mommertz-Selzer: Ich kann anderen Einrichtungen ans Herz legen, dass diese Sorge unbegründet ist, da man immer noch ein Archiv hat, auf das man zugreifen kann, falls Herausforderungen bei der Migration auftreten. Es kann also nichts Schlimmes passieren, weil alle Daten im Hintergrund abgespeichert sind. Aufgrund dessen kann man sehr gelassen damit umgehen. Was ich jeder Einrichtung raten kann, ist die Entwicklung eines Meilensteinplans, denn der hat uns unglaublich bei der Durchführung des Projekts geholfen.

Vielen Dank für Ihre Zeit und die spannenden Einblicke in den Projektablauf Frau Mommertz-Selzer. Wir wünschen Ihnen bei Ihren neuen Aufgaben alles Gute und freuen uns auf die nächsten Gespräche und Erfahrungsberichte aus Ihrem Alltag.

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