Ein Kulturwandel, der im Kopf stattfindet – So gelingt die Restrukturierung ambulanter Pflegedienste für den nachhaltigen Unternehmenserfolg

MediFox GmbH

Jörn, in beratender Funktion hast Du bestehende Strukturen vieler Pflegedienste deutschlandweit genauer unter die Lupe nehmen können. Wie ist die Branche aus Deiner Sicht heute aufgestellt und was muss sich perspektivisch ändern, um den Erfolg pflegerischer Unternehmen auch in Zukunft zu sichern?

Die ambulante Pflege befindet sich im Wandel. Das spiegelt sich auch im Gesamtbild unserer Auftragslage wider, die momentan zu 90 Prozent aus Restrukturierung und Sanierung besteht. Dabei beobachten wir verstärkt, dass die Insolvenzen weiter zunehmen. Denn nach der Tarifangleichung, der Corona-Pandemie, dem Auslauf des Rettungsschirms und der anhaltenden Inflation hat sich die Kostenstruktur im ambulanten Pflegedienst massiv verändert. So reicht es heute nicht mehr aus, nur Pflegedienstleitung zu sein. Ich muss auch die Betriebswirtschaft abbilden, beherrschen und umsetzen können und es gleichzeitig schaffen, meine MitarbeiterInnen auf diesem Weg mitzunehmen. Dabei wird es perspektivisch immer wichtiger, dass mein Pflegedienst unabhängiger von mir als Person wird. Das klassische Verständnis des Inhabers wandelt sich somit zur Rolle des Unternehmers, der die Betriebsführung und auch das Controlling beherrscht. Wenn ich diesen Wandel nicht mitgehe, komme ich aus diesem Teufelskreis früher oder später nicht mehr raus. Darüber hinaus muss ich auch die Digitalisierung weiter vorantreiben, um der starken Bürokratie entgegenwirken zu können und meine Verwaltungsaufwendungen zu reduzieren. In Zukunft müssen Pflegeunternehmen vor allem flexibel, dynamisch und anpassungsfähig sein, um bestehende Systeme zügig umstellen zu können.

In den letzten Jahren sieht sich die Branche stetig neuen Rahmenbedingungen gegenüber. Inwieweit verändern sich die Anforderungen an Pflegebetriebe heute und auch in Zukunft?

Zum einen stehen wir heute immer noch bekannten Themen wie der Inflation, der Tarifanlehnung oder auch den Gesetzesänderungen im Fortbildungsbereich gegenüber. Wenn wir uns aber anschauen, was in naher Zukunft z.B. in Hinblick auf die verpflichtenden Vorgaben an zusätzlichen Fort- und Ausbildungen im Intensivbereich stattfinden wird, bricht die Dynamik des Wandels nicht ab. Das heißt, was heute vielleicht noch wirtschaftlich ist, kann nächstes Jahr durch die Gesetzeslagen wieder unwirtschaftlich sein. Gleichzeitig sollen Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategien dazu beitragen, Kosten einzusparen z.B. hinsichtlich des Overheads im Verwaltungsapparat. Hinzu kommen der Fachkräftemangel sowie die sinkende Anzahl an Menschen, die in der Pflege arbeiten möchten. So ist zu beobachten, dass sich InhaberInnen derzeit verstärkt mit der Nachfolgeplanung beschäftigen, das Risiko für die KäuferInnen jedoch weiter steigt.

Gerade in einer menschennahen Branche wie der Pflege stehen Themen wie Effizienz, Wirtschaftlichkeit und auch die kontinuierliche Nachverfolgung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen nicht immer an oberster Stelle, sondern vor allem das Wohl der KlientInnen. Inwieweit ist es aus Deiner Sicht dennoch notwendig, effektiven Controllingmaßnahmen zukünftig mehr Beachtung zukommen zu lassen?

Meiner Ansicht nach sind die Themen Betriebswirtschaftlichkeit und Controlling heute kein „kann“ oder „könnte“ mehr. Wenn sich Pflegedienste nicht rechtzeitig umstellen, werden die Insolvenzen in den nächsten Jahren voraussichtlich um 40 bis 50 Prozent steigen, denn oftmals reicht die Refinanzierung im Verhältnis zum Leistungsportfolio der Dienste einfach nicht aus, um die Personal- und Sachkosten zu decken. Viele Betriebe haben sich auf diese Situation nicht vorbereitet und das Problem bis dato nur den Kranken- und Pflegekassen sowie den Kostenträgern in die Schuhe geschoben. Das ist aber nicht korrekt, denn viele Pflegeunternehmen sind trotz gestiegener Personalkosten und Lohnkostensteigerung wirtschaftlich geblieben. Wenn ich die Tür nicht schließen will, muss ich mich als Pflegedienst weiterentwickeln.

Dennoch muss ich dazu sagen, dass die Renditen bei vielen Diensten eingebrochen sind und damit auch der Altersvorsorgebaustein des Unternehmensverkaufs – zumindest in der Höhe, in der einmal verkauft werden konnte – oder mit Insolvenz geschlossen werden muss. Wenn ich als InhaberIn nicht aufpasse, habe ich dann im schlimmsten Fall noch eine Insolvenzverschleppung am Hals, weil ich nicht rechtzeitig auf die betriebswirtschaftlichen Maßnahmen reagiert habe. Wichtig zu bedenken ist aber, dass ein sauberes Controlling immer nur der erste Schritt ist. Wenn man aus seinen Erkenntnissen keinen Konsequenzen zieht, versiegt auch die Quelle an Verbesserungspotenzial. Die erfolgreiche Restrukturierung im Sinne der Wirtschaftlichkeit ist somit ein kontinuierlicher Prozess, der fortgeschritten werden muss. Dazu gehört auch die Pflegedienstleitungen und InhaberInnen zum Handeln zu bewegen, was vor allem am Anfang oftmals herausfordernd ist. Aber genau dafür bieten wir unsere Unterstützung an, denn im Prinzip ist es ein Kulturwandel, der im Kopf stattfinden muss: Die generelle Einschätzung, dass die eigene Arbeit in der Pflege selbstverständlich ist, passt einfach nicht mehr in die heutige Zeit. Arbeit muss sich lohnen und auch entsprechend bezahlt werden. In allen anderen Branchen passiert das auch, warum nicht in der Pflege? Und wenn mein Konto nicht gefüllt ist, kann ich meine Kosten nur noch über eine bestimmte Zeit decken und rutsche in die Zahlungsunfähigkeit. Somit kann ich entweder den Weg der Schließung oder der Optimierung gehen und das bedeutet konkret Leistungsverkauf, Umsatzsteigerung, Controlling und letztendlich auch Unternehmertum.

Wie viel ist mein Pflegedienst wert? Als exklusiver Gastspeaker gibt Jörn auf der MEDIFOX DAN Roadshow 2023 spannende Insights zum wirtschaftlichen Arbeiten und den wichtigsten Kennzahlen in der ambulanten Pflege

Doch der Kulturwandel muss nicht nur bei den EntscheiderInnen stattfinden, sondern auch bei den Mitarbeitenden?

Aus diesem Grund ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um die MitarbeiterInnen auf dem Weg mitzunehmen. Einen harten Cut zu machen und bestehende Routinen umzustellen, die 20 Jahre lang erfolgreich funktioniert haben, wird nicht funktionieren. Daher sollten sich Pflegedienste dem Thema früh genug öffnen, damit man genug Zeit zum Handeln hat und nicht nur noch Schadensbegrenzung betreiben kann.

Dennoch haben viele Pflegedienste bis dato noch kein Controllinginstrument in ihren Betrieb integriert, um Ihre Kennzahlen verlässlich ermitteln zu können. Welche strukturellen Änderungen muss ich etablieren, um mich als Unternehmen erfolgreich für die Zukunft aufzustellen bzw. im Sinne der Nachfolgeregelung meinen Unternehmenswert zu ermitteln und inwiefern können digitale Lösungen hier unterstützen?

Zunächst muss ich den Status Quo ermitteln. Ich sage immer, dass ein „großes Blutbild“ entscheidend ist, bevor ich zuverlässig beurteilen kann, in welchen Bereichen ich mich gezielt verbessern muss. Andernfalls ergreife ich Maßnahmen, die ins Leere führen. Grundsätzlich sollte ich daher damit anfangen, ein Controllingsystem zu implementieren, dass ich auch verstehe. Hier ist weniger oftmals mehr. Wenn ich die wichtigsten 10 bis 12 Kennzahlen meines Unternehmens nachvollziehen kann, ist schon sehr viel geholfen. Ansonsten laufe ich Gefahr, dass ich mich im Zahlendschungel verliere. Hierbei kann ich nur jedem Pflegedienst raten, seine betriebswirtschaftlichen Auswertungen regelmäßig vom Steuerberatenden prüfen zu lassen und monatlich zu schauen, wie es meinem Betrieb geht und dabei auch ein Auge auf die allgemeine Ablauforganisation zu werfen. Digitale Lösungen wie die MEDIFOX DAN Software können hier bei guter Datenpflege bereits viele Informationen ausgeben, durch die ich meine Kosten senken kann.

Die Restrukturierung etablierter Konzepte und Routinen ist oftmals leichter gesagt als getan. Mit welchem Erfolgsrezept kann eine Neuorganisation dennoch gelingen?

Wichtig ist, dass man nicht nur den Status Quo analysiert, sondern auch gezielte Maßnahmen ableitet. Dafür ist unser Erfolgsrezept, als Partner mit vor Ort zu sein und die Restrukturierung eng zu begleiten. Aus meiner Sicht bringt es nichts, die Ergebnisse des „großen Blutbilds“ einfach abzugeben, denn oftmals sind UnternehmerInnen zu diesem Zeitpunkt bereits in ein Hamsterrad geraten, wo sie selbst nicht mehr aussteigen können. Daher ist es uns wichtig, am Puls des Unternehmens mitzuarbeiten. So fahren wir unter anderem Touren mit und schauen uns an, wie der Alltag abläuft. Ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg ist dabei, die MitarbeiterInnen von Beginn an mitzunehmen und von „Betroffenen“ zu „Beteiligten“ zu machen. Eine reine Analyse reicht nicht aus und als Beratungsgesellschaft merken wir immer wieder, wie essenziell es für eine erfolgreiche Neuorganisation ist, dass man den UnternehmerInnen praktisch unter die Arme greift und auch in unangenehmen Situationen zur Seite steht. So wird es auch immer MitarbeiterInnen geben, die man auf diesem Weg verliert, weil sie sich mit der neuen Kultur nicht identifizieren können.

Vielen Dank, dass Du Deine Erfahrungswerte und Einschätzungen mit uns geteilt hast. Wer noch mehr zum wirtschaftlichen Arbeiten und Controlling in der ambulanten Pflege erfahren möchte, kann Jörn auch bei den nächsten Roadshow-Terminen persönlich vor Ort antreffen. Gratis-Tickets sind auf unserer Webseite unter www.medifoxdan.de/roadshow erhältlich. Doch aufgepasst, schnell sein lohnt sich – denn einige der kommenden Stationen sind bereits ausgebucht!

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