Nadiia Glock, Cem Demirsoy (MediFox), Malvine Amos und Lara Riehle

stationär

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„Software ist eine Ressource, wir brauchen sie nur zu nutzen.“

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Pflege zu digitalisieren, erfordert Ausdauer, Kompetenz und Konsequenz – ist das die Erfolgsformel? Wir haben bei der WGfS nachgefragt, wie Mitarbeiter motiviert und mit der richtigen Software entlastet werden. Hierfür haben uns die Heimleitung Malvine Amos, die Informationsmanagerin Nadiia Glock und die Pflegedienstleitung Lara Riehle einen Einblick in den „digitalen“ Pflegealltag erlaubt. Und eines an dieser Stelle schon mal vorweg: Software funktioniert nur mit Menschen für Menschen. Die mit dem Deutschen Exzellenz-Preis prämierte Wohngemeinschaft für Senioren gewährt exklusiv einen Einblick in ihren digitalen Pflegealltag!

Frau Glock, mit der WGfS setzen Sie neue Maßstäbe im Hinblick auf Digitalisierung in der Altenpflege – was bedeutet Digitalisierung für Sie?
„Die Digitalisierung macht vieles möglich und vor allem einfacher:  So können die Prozesse strukturiert werden und wir können uns schnell einen Überblick über die Situation des Bewohners, unsere Mitarbeiter und die Wirtschaftlichkeit unseres Unternehmens verschaffen. In welchen Bereichen gibt es Nachbesserungspotenzial und wo sind wir bereits gut aufgestellt? Digital sind wir einfach fortschrittlich und mit wir meine ich alle. Unsere Mitarbeiter sind über alle Vorgänge bestens informiert – wir können online schnell kommunizieren und sind so offline noch stärker.“

Online schnell und offline noch stärker – Bleibt so mehr Zeit für den Menschen?
„Das ist unser Ziel. Wir sind momentan in einer Lernphase: Oft bekomme ich von unseren Pflegekräften zu zu hören: „Wir sind keine ITler, sondern Pflegekräfte – und genau dort setze ich immer an. Wir arbeiten mit MediFox stationär, da diese perfekt auf uns zugeschnitten ist. Software ist eine Ressource, wir brauchen sie nur zu nutzen.“

Wie überwinden Sie die Hemmschwelle Ihrer Mitarbeiter, Frau Glock?
„Ich gehe zur Früh- und Spätschicht und begleite die Leute einfach. Das heißt ich komme zur Frühschicht und wir machen zusammen die Übergabe mit dem iPad, indem ich zeige, wie das Übergabebuch funktioniert. Hier freuen sich die Mitarbeiter immer besonders über den Automatismus der Software, da diese intelligent ist und einige Daten direkt übernimmt. Aber auch wie Leistungen abgehakt werden – ich nehme mir die Zeit und darf miterleben, wie die Hemmschwelle sinkt und eine zaghafte Begeisterung sich breit macht. Damit unseren Mitarbeitern der Umgang mit der Software leichter fällt, haben wir einen Leitfaden erstellt. Bei uns beginnt alles in der Übergabe, dann im Leistungsnachweis. Wir nehmen proaktiv die IT- Angst, indem wir unsere Mitarbeiter immer ansprechen und kontinuierlich begleiten. Unser Ziel ist es, dass alles strukturiert und in der Informationsanlegung und -weitergabe schlank bleibt – hier handeln wir nach unserem Standard.“

 


Frau Glock, verraten Sie uns Ihren Standard?
„Das mache ich sehr gerne: Unser Standard beziehungsweise was unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer fest vor Augen haben, ist der zeitliche Rahmen. Und wie wir alle wissen, ist Zeit in der Pflege ein kostbares Gut. Wir legen für unsere Arbeit immer einen Zeitraum fest, d.h. wir schreiben die SIS innerhalb der ersten sieben Tage nach Einzug des Bewohners. Hierauf basiert alles, ansonsten funktioniert es einfach nicht: Keine SIS, kein Maßnahmenplan, kein Leistungsnachweis und so weiter. Mit unserem Standard setzen wir das Fundament unserer Arbeit.“

Frau Amos, aus der Sicht der Heimleitung, wie würden Sie Ihren Digitalisierungsansatz beschreiben?
„Das Wichtigste ist die Recherche zu Beginn, denn hiermit steht und fällt alles. Auch wir haben uns über die für uns notwendige Infrastruktur informiert. Wir können tausende Softwarelösungen kaufen, aber wenn die IT noch nicht so weit ist, funktioniert es einfach nicht. Weiterhin ist es wichtig Zuständigkeiten klar zu definieren: Wir brauchen Frau Glock neben der Systemadministration als Vermittlerin von Wissen und Ansprechpartnerin für Fragen zur Software im Haus. Sie begleitet unsere Mitarbeiter und steht bei Fragen zu Verfügung. Das schafft auch nochmals Sicherheit bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, da sie wissen, dass wir ihnen mit offenen Ohren kompetent zur Seite stehen.“

Wie war für Sie der Wechsel der Software auf MediFox stationär, Frau Amos? Was hat Sie dazu bewegt?
„Wir haben bereits zuvor mit MediFox ambulant gearbeitet, d.h. wir waren bereits mit dem Unternehmen und dem Service vertraut – nur das Produkt war ein anderes. Statt vieler Programme, für die wir übrigens einzeln Lizenzgebühren zahlten, haben wir mit MediFox ein multifunktionales Programm. Und an dieser Stelle hat MediFox uns im Bereich Administration in Form von Schulungen unterstützt. Die Dienstpläne, die früher in Excel geschrieben wurden, sind heute flexibler denn je und können von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach eingesehen werden.“

Das freut uns natürlich zu hören –  welcher Bereich der Software ist für Sie nicht mehr aus Ihrem Tagesgeschäft wegzudenken, Frau Glock?
„Das Controlling definitiv im administrativen und pflegerischen Bereich. Zuvor gab es sowas nicht. Ich bin seit Januar dieses Jahres in der Verwaltungsleitung und für mich ist das Controlling wirklich nicht wegzudenken. Ich kann mir die Kosten und Ausgaben einfach anschauen und nachvollziehen, wie was abgerechnet wurde. Wie bereits erwähnt, zuvor war dies nicht möglich bzw. nur mit sehr großem Aufwand.“

Und welchen Nutzen ziehen Sie aus MediFox im Alltag als Pflegedienstleitung, Frau Riehle?
„Frau Glock stellt immer wieder Zahlen vor oder auch gerade die PDLs möchten dann wissen, wie wir performen. Wichtig ist auch zu wissen, wie der Personalschlüssel im Vergleich zur Belegung aussieht.  Das spart ungemein Zeit und auch im Bereich Dienst- und Urlaubsplan. Für mich ist unsere Vergangenheit in Papierform aus heutiger Sicht unvorstellbar: Ein riesiger Urlaubskalender, der an der Wand hing, bietet einfach keine Flexibilität und dient je nach der Größe der Belegschaft auch nicht immer der Übersichtlichkeit. Mit MediFox tun wir unseren Mitarbeitern einen Gefallen, da wir schnell auf Urlaubsanträge reagieren können. Und auch an dieser Stelle nochmals: Wir bieten nicht nur unseren Bewohnern noch mehr Zeit, wir entlasten unsere Mitarbeiter und sind so stark.“

Frau Glock, wie sieht diese Zukunftsprognose bei Ihnen aus und wie reagieren Sie hierauf mit digitalen Maßnahmen?
„Das ist eine gute Frage und zwar eine der Verantwortung. In der Zukunft sieht es so aus, dass ganz viele Nachfragen kommen, die wir eventuell nicht alle angehen können. Und mit MediFox können wir ungefähr die nächste Preisverhandlung kalkulieren. Ist eine Refinanzierung der Investition möglich? Haben wir genug Personal? Haben wir genug qualifiziertes Personal?  Können wir den gesetzlichen Bestimmungen nachgehen oder nicht? Mit MediFox können wir schon heute planen und zukünftig reagieren.“

Für die Zukunft heute schon reagieren, das ist ein schöner Anspruch – wie reagieren Sie auf Marktveränderungen, Frau Glock?
„Wir bleiben in Bewegung und sind prozessoptimiert aufgestellt. Das heißt wir informieren uns über Neuigkeiten und reflektieren unser Verhalten. Was können wir besser machen? Wir sind aber auch besonders stark im Networking – unsere Geschäftsführung hat ein sehr breites Netzwerk und weiß, wie sich der Markt bewegt. Wir gucken uns nicht nur den Pflegebereich an, sondern lassen uns auch von anderen Bereichen für Innovationen inspirieren.  Wir bleiben am Ball.“

Vielen Dank für das Interview. Wir sind gespannt, wo die digitale Reise hingeht!


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