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So läuft die Praxisübernahme mit MediFox therapie – im Gespräch mit Hannes Clemens

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Eine eigene Praxis zu leiten ist für viele TherapeutInnen ein Traum – Hannes Clemens (32) hat ihn sich erfüllt. Zu Jahresbeginn übernahm der Logopäde die Sprachtherapie-Praxis von seinen langjährigen Vorgesetzten Eberhard Prollius (67) und Ehefrau Angelika Müller-Prollius (66), die sich in den wohlverdienten Ruhestand verabschiedeten. Ganz nach dem Motto „Never change a winning team“ blieben nach der erfolgreichen Übernahme nicht nur die MitarbeiterInnen, sondern auch die Praxissoftware MediFox therapie bestehen, mit der das Team bereits seit 2014 arbeitet.

Im Interview spricht er über die wichtigsten Schritte bei der Praxisübernahme, wieso ihn die digitalen Arbeitsprozesse mit MediFox therapie in seiner Entscheidung bestärkt haben und welche Ziele er sich für den neuen Lebensabschnitt setzt.

Herr Clemens, wann kam Ihnen eigentlich das erste Mal der Gedanke, die Praxis von Ihren damaligen Vorgesetzten übernehmen zu wollen?

Ich gehöre schon seit 2013 zum Praxisteam, der Gedanke kam mir aber erst nach einigen Arbeitsjahren – ausgesprochen habe ich ihn im Jahr 2018 gegenüber dem Ehepaar Prollius. Ich habe mich gefragt, was ich im Bereich der Logopädie noch erreichen möchte und wie meine Perspektiven aussehen. Dann bin ich auf meine damaligen Vorgesetzten zugegangen und habe mich erkundigt, wie sie ihre Zukunft und die ihrer Praxis planen. Das erste Gespräch inklusive Präsentation einiger Zahlen gab es im Frühjahr 2019. Abgeschlossen war die Übergabe dann zum 1. Januar diesen Jahres.

Inwiefern haben die aktuell turbulenten Zeiten den gesamten Übernahmeprozess beeinflusst?

Für uns war im Vorhinein schnell klar, dass wir die Übergabe zum Beginn des Jahres 2021 abschließen wollen. Die Pandemie-Situation hat es natürlich nicht einfacher gemacht und auch organisatorisch mussten wir einigen Mehraufwand dadurch leisten. Im Laufe des Jahres 2020 haben wir gemerkt, dass sich der Arbeitsalltag normalisiert hat und wir unsere PatientInnen wieder in dem Maße behandeln konnten, wie sie es gewohnt sind. Dieser Schritt in Richtung Normalität hat mich über den gesamten Übernahmeprozess bestärkt. Die Pandemie beeinflusst eine Übernahme, macht sie jedoch nicht unmöglich. Ich hatte das Glück, dass ich auf ein bestehendes Team und tolle Strukturen setzen konnte.

Wer hat Sie beim Übernahmeprozess beraten und hatten Sie Unterstützung von außen?

Das ist ein sehr wichtiger Punkt. Der ganze Prozess sollte nie ohne eine gute externe Beratung ablaufen. Ich hatte das große Glück, dass mir ein befreundeter Steuerberater geholfen hat. Er hat auch den Kontakt zu einem Unternehmensberater hergestellt, der sich bestens mit Praxisübernahmen auskennt. Dieser Kontakt war Gold wert, denn dadurch hatten wir Profis an unserer Seite. Zusätzlich zum Steuerberater und Unternehmensberater habe ich mir auch einen Anwalt für Medizinrecht gesucht, um wirklich vollumfänglich abgesichert zu sein.

Gute, externe Beratung war Ihnen also besonders wichtig. Wie lief die Finanzierung der Übernahme ab?

Letztendlich gibt es nicht besonders viele Möglichkeiten. Wir haben die Finanzierung über einen Kredit bei einer Bank laufen lassen und dabei kein spezielles Förderprogramm in Anspruch genommen. Es ist sehr wichtig, sich auch im Finanzierungsprozess helfen zu lassen. Wir TherapeutInnen verfügen in der Regel nicht über enorm viel Wissen im Bereich Betriebswirtschaft. Umso wichtiger ist es dann, sich fähige Berater an die Seite zu holen. Ich hatte zudem noch den Vorteil, dass meine Frau mich als studierte Wirtschaftsingenieurin wirklich toll unterstützen konnte.

Stichwort betriebswirtschaftliche Auswertungen: Welche Rolle haben diese im Vorfeld der Übernahme gespielt?

Ohne adäquate Geschäftszahlen der letzten Jahre und entsprechende Auswertungen wäre ich das Geschäft sicherlich nicht eingegangen. Der Bereich Controlling ist sowohl für die Übergebenden als auch für die Übernehmenden enorm wichtig. Natürlich stehen meine PatientInnen für mich an erster Stelle, aber ich möchte auch Gewinne erzielen, um meine MitarbeiterInnen fair zu bezahlen und weitere Projekte erfolgreich umsetzen zu können.

Müssen spezielle Voraussetzungen erfüllt werden, um überhaupt eine Praxis übernehmen zu können?

Grundsätzlich muss natürlich ein Berufsabschluss vorliegen, der befähigt, eine solche Praxis zu führen. Ich bin staatlich geprüfter Logopäde und habe damit die fachliche Zulassungsvoraussetzung erfüllt. Dann gibt es noch Regelungen zu Fortbildungen, denn es müssen gewisse Weiterbildungsmaßnahmen nachgewiesen werden, damit die Zulassung auch weiterhin Bestand hat. Die persönliche Liquidität hat bei der Übernahme keine große Rolle gespielt. Die Bank hat sich für die Geschäftszahlen interessiert, nicht für meine persönliche finanzielle Situation. Insofern ist es nur relevant, wie gut die Praxis läuft und ob die Erfolgsgeschichte weitergeführt werden kann.

Sie haben bereits vorher in der Praxis mit MediFox therapie gearbeitet. Inwiefern hat die digitale Ausrichtung der Praxis Sie in Ihrem Übernahmegedanken bestärkt?

Im gesamten Übernahmeprozess hat das digitale Arbeiten eine große Rolle gespielt. Meine Frau ist auch mit eingestiegen in die Praxis, sie kümmert sich nun um den Bereich Controlling. Dabei hilft es uns enorm, dass das Team bereits seit Jahren mit MediFox therapie vertraut ist. Insbesondere für die Abrechnung bietet die Software sehr gute Möglichkeiten. Der generelle Kontakt mit MediFox hat bisher immer sehr reibungslos und gut funktioniert. Bei Fragen können wir immer den Kundenservice erreichen, das bietet uns eine große Sicherheit. Wir haben einen starken Partner an unserer Seite, der die Praxis schon lange kennt und dem wir vollends vertrauen.

Wie erleichtert die Arbeit mit MediFox therapie Ihren Praxisalltag?

Ich finde es super komfortabel, dass die gesamte Kartei inklusive Stammdaten und dem Terminplan jederzeit mit sich geführt und flexibel verändert werden kann. Äußerst ärgerlich ist es hingegen, wenn ich einen Papierplan nach einer Terminabsage völlig neu aufstellen muss – da bietet die digitale Terminplanung mit MediFox einen unglaublichen Komfort. Auch die digitale Kommunikation und Dokumentation im Praxisalltag läuft schnell und unkompliziert. In Zukunft wollen wir weitere Vorteile der Software nutzen, beispielsweise die digitale Medienverwaltung für die Aufzeichnung von Videos und Sprachaufnahmen. Damit möchten wir unseren PatientInnen einen noch besseren Service bieten.

Welche Vorteile bringt es mit sich, wenn das Team übernommen und auch die Verträge mit den Kooperationspartnern übertragen werden?

Der Vorteil ist so groß, dass man ihn kaum in Worte fassen kann. Da ich schon sieben Jahre lang in der Praxis gearbeitet habe, weiß ich, dass ich mich auf mein Team immer verlassen kann. Bei der Übertragung der Stammdaten wurden wir zudem sehr gut von MediFox unterstützt. Bei meinen Vertragspartnern habe ich mich vor der Übernahme natürlich persönlich vorgestellt. Gemeinsam mit unserer Werbeagentur haben wir eine Postkarte mit dem Motto „Alles bleibt neu“ entworfen, die an die Einrichtungen und Arztpraxen verschickt wurde. Damit wollten wir deutlich kommunizieren, dass sich für unsere Partner und PatientInnen eigentlich nur der Name und der direkte Ansprechpartner ändert – unser Service jedoch derselbe bleibt.

Haben Sie nach der Übernahme etwas in der Praxis verändert?

Zunächst habe ich nichts grundlegend geändert und mich an den Spruch „Never change a winning team“ gehalten. Die Abläufe im Team und die Arbeit mit MediFox therapie verläuft reibungslos. Zudem muss ich klar sagen, dass ich mich in vielen Dingen noch im Lernprozess befinde. Natürlich habe ich viele Ideen, aber diese Ideen müssen noch klar definiert werden. Grundlegend wollen wir auch in Zukunft das gesamte logopädische Spektrum anbieten, jedoch würden wir uns gern noch in einigen Bereichen spezialisieren.

Was würden Sie TherapeutInnen empfehlen, die ebenfalls eine eigene Praxis übernehmen wollen?

Mein Tipp: Unbedingt Hilfe und Unterstützung von außen einholen. Dabei ist es egal, wie viel therapeutische Erfahrung bereits gesammelt wurde. Der Prozess der Praxisübernahme mit all den sich stellenden finanziellen und rechtlichen Fragen ist sehr komplex. Diese Fragen können sowohl auf Seiten der Übergebenden als auch auf Seiten der Übernehmenden nur mit Hilfe beantwortet werden. Die Erstellung des Kaufvertrages ist höchster Juristerei. Da sollten auf keinen Fall die eigenen Kompetenzen überschätzt werden, dies kann böse enden. Fehler in diesen Bereichen können sehr unangenehm und vor allem sehr teuer werden, dazu viel Zeit kosten. Ich empfehle, frühzeitig eine Anfrage mit der Zulassung zu stellen und es nicht zu lange hinauszuzögern. Denn es treten garantiert noch Probleme auf, mit denen vorher nicht gerechnet werden konnte. Insbesondere zum Jahresende kann es dann wirklich eng werden, was den Stresspegel unnötig erhöht.

Vielen Dank für den interessanten Einblick in den Prozess einer Praxisübernahme. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Praxisteam viel Erfolg für die Zukunft.


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