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So läuft die Praxisübergabe mit MediFox therapie – das Betreiberpaar Prollius im Interview

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Wer kommt für die Übernahme der Praxis infrage? Wie wird der Praxiswert ermittelt? Und worauf kommt es beim Übergabeprozess an? Auch die langjährigen MediFox therapie-Kunden Eberhard Prollius (67) und Ehefrau Angelika Müller-Prollius (66) stellten sich diese Fragen, nachdem sie beschlossen hatten, ihre Praxis für Sprachtherapie mit den beiden Standorten in Essen und Bottrop und den insgesamt 17 MitarbeiterInnen nach mehr als 40 Jahren zu übergeben. Und, soviel sei vorab gesagt, sie haben Antworten auf die Fragen gefunden: Denn zum 1. Januar 2021 übergab das Paar die Praxis offiziell an ihren Nachfolger Hannes Clemens.

Im Interview verraten sie, wie der Übergabeprozess ablief, worauf sie speziell geachtet haben und welche besondere Rolle MediFox therapie und die BFS Abrechnungsgesellschaft dabei spielten.

Herr Prollius und Frau Müller-Prollius, die Praxisübergabe nach über 40 Jahren ist sicher eine absolute Herzensangelegenheit und ein langer Prozess. Wie kam eigentlich der Kontakt zu Ihrem Nachfolger Herrn Clemens zustande?

Eberhard Prollius: Herr Clemens war bereits sieben Jahre lang als Logopäde in unserer Praxis beschäftigt und hat uns vor rund zwei Jahren aktiv gefragt, wie wir unsere berufliche Zukunft planen. Schließlich wusste er, dass wir in einem gewissen Alter sind, wo eine Übergabe der Praxis anstehen könnte.

Angelika Müller-Prollius: Wir haben uns anschließend mit ihm über einen Zeitraum von rund eineinhalb Jahren über die Behandlung der PatientInnen, die vertraglich an uns gebundenen Kooperationspartner und den Erhalt der Arbeitsplätze verständigt. Wir hatten jedoch auch konkrete Anfragen von außerhalb. Und dies ohne, dass wir aktiv nach möglichen Nachfolge-KandidatInnen gesucht haben.

Worauf kam es Ihnen beim Übergabeprozess besonders an?

Angelika Müller-Prollius: Bei diesem Prozess ist es wichtig, dass man im ständigen Austausch mit der übernehmenden Person steht und das gemeinsame Ziel nicht aus den Augen verliert. Oberste Priorität hatte für uns, dass wir jemanden finden, der Interesse an beiden Praxen hat, damit alle MitarbeiterInnen übernommen werden. Dies hat gut funktioniert.

Eberhard Prollius: Zudem war uns auch die Übernahme der Kontakte und Kooperationspartner wichtig, da die vorhandenen Kooperationsverträge über ein nicht unerhebliches Umsatzvolumen verfügen. Und natürlich kommt es auf eine transparente Kommunikation an, denn auch die Partner mussten frühzeitig mit unserem Nachfolger bekannt gemacht werden.

Das Abstecken des finanziellen Rahmens ist natürlich auch ein wesentlicher Bestandteil der Praxisübergabe – wie haben Sie den Wert Ihrer Praxis ermittelt?

Eberhard Prollius: Wir haben mit unserem Rechtsberater gesprochen, der auch schon Übernahmen in anderen Bereichen juristisch begleitet hat. Er hat uns beraten und erklärt, wie eine Berechnungsgrundlage aussehen kann. Zudem sind wir auf die Berufsverbände und deren Rechtsabteilungen zugegangen und haben nachgefragt, womit für eine Praxis abhängig vom jährlichen Gewinn und dem Umsatzvolumen grob kalkuliert werden kann. Da es die professionelle Logopädie noch nicht so lange gibt, zumindest nicht in der Praxis-Größenordnung wie wir sie betrieben haben, war es schwer Vergleichswerte einzuholen. Es gibt in Nordrhein-Westfalen, insbesondere bei Praxisübernahmen, nicht besonders viele Erfahrungswerte, auf die wir hätten uns beziehen können. Grundsätzlich kommen neben dem Umsatzvolumen natürlich noch weitere Faktoren zur Berechnung eines Praxiswertes hinzu. Dazu zählen bestehende Kooperationsverträge, die Lage, die Praxisräumlichkeiten, die Anzahl der MitarbeiterInnen und deren Qualifikation.

Angelika Müller-Prollius: Natürlich spielt auch der ideelle Wert der Praxis eine Rolle. Dazu gehören der gute Ruf und das entsprechende Image. Beispielsweise haben wir den ÄrztInnen, mit denen wir jahrelang zusammengearbeitet haben, auch den Namen unseres Nachfolgers genannt. Diese offene Kommunikation ist für NachfolgerInnen enorm wichtig, da sie sich so nicht gleich zu Beginn auf die Suche nach PatientInnen oder Kontakten machen müssen.

Und welchen Stellenwert hat die Einarbeitungsphase Ihres Nachfolgers eingenommen?

Eberhard Prollius: Diese Phase ist sehr wichtig. Wir haben Herrn Clemens bestmöglich in das Praxis-Management eingearbeitet und auch die Arbeitsgrundlagen angesprochen: Etwa worauf bei einer Verordnung zu achten ist oder wie abgerechnet wird. Natürlich sollten auch die organisatorischen Abläufe und administrative Aufgaben miteinander besprochen werden. Dieser intensive Austausch ist wirklich wichtig für eine reibungslose Übernahme.

Inwiefern hat Sie MediFox im Prozess der Praxisübergabe unterstützt?

Eberhard Prollius: Zu Beginn hatten wir ein ausführliches Gespräch mit MediFox. Dort haben wir unseren Plan geschildert und wurden dann sehr gut beraten, wie bei der Übergabe mit den standortverbundenen Zulassungen, den Institutionskennzeichen, dem Abrechnungsservice MediFox finance und dem Datenbestand verfahren wird. Wir wurden über einen langen Zeitraum von MediFox fachlich und rechtlich in diesem Prozess wirklich hervorragend unterstützt. Später haben wir dann natürlich auch gemeinsam mit Herrn Clemens über seinen Vertrag mit MediFox und die Anbindung an die BFS Abrechnungs GmbH gesprochen.

Angelika Müller-Prollius: Zum Übergabetermin am 31. Dezember 2020 waren natürlich noch nicht alle Rezepte vollständig von uns abgearbeitet. Daher wurden wir durch MediFox und die BFS Abrechnungs GmbH organisatorisch dabei unterstützt, sodass die Leistungen, die wir erbracht haben, auch von uns abgerechnet werden konnten. Die verbliebenen Therapieeinheiten im Jahr 2021 wurden dann durch Herrn Clemens und sein Team erbracht und konnten hierbei mit demselben Rezept bei den Kassen sauber abgerechnet werden. So mussten keine zusätzlichen Verrechnungen erstellt werden, was wirklich nochmal ein großer Mehraufwand gewesen wäre. Das haben wir mithilfe von MediFox und der BFS Abrechnungsgesellschaft super hinbekommen.

Herr Prollius, Frau Müller-Prollius, jetzt einmal Hand aufs Herz: Wie schwer war es für Sie, wirklich loszulassen und die Praxis nach über 40 Jahren zu übergeben?

Angelika Müller-Prollius: Nach so langer Zeit war es natürlich nicht einfach, alles hinter sich zu lassen. Wir haben uns aber auch darauf vorbereitet und uns neue Hobbys gesucht. Da wir nun einfach mehr Zeit haben, sind wir mittlerweile zu begeisterten Imkern geworden (lacht).

Eberhard Prollius: Als Logopäde steht man im regelmäßigen Kontakt zu seinen PatientInnen. Viele von ihnen haben wir mehrfach die Woche gesehen. Da baut sich über die Jahre eine sehr intensive Beziehung auf, teilweise gehörten wir in gewisser Weise zur Familie der PatientInnen dazu. Natürlich lassen einen diese individuellen Schicksale nicht kalt. Den Kontakt zu den PatientInnen jetzt nun komplett hinter sich zu lassen war wirklich sehr schwer. Manche von ihnen haben fürchterlich geweint, als sie erfahren haben, dass wir uns im Jahr 2021 nicht mehr um sie kümmern werden.

Stehen Sie aktuell noch in Kontakt mit Ihrem Nachfolger?

Eberhard Prollius: Wir behalten die Entwicklungen in der gesamten Branche natürlich noch im Blick. Mit der Schlüsselabgabe haben wir jedoch einen klaren Cut gemacht. Als ehemaliges Betreiber-Paar wollen wir nicht imaginär in der Praxis unseres Nachfolgers rumspucken (lacht). Herr Clemens weiß aber, dass er sich jederzeit bei uns melden kann, wenn er Fragen hat.

Haben Sie einen Tipp für PraxisinhaberInnen, die auf der Suche nach einer Nachfolgerin oder einem Nachfolger sind?

Angelika Müller-Prollius: Es ist wichtig, dass man sich zunächst in der eigenen Belegschaft umschaut, denn die MitarbeiterInnen kennen die KundInnen, die Kooperationspartner und auch die vorhandenen Strukturen. Einen potenziellen Nachfolger oder eine Nachfolgerin aus den eigenen Reihen kann man auch schon viel früher an die Hand nehmen und diese Person in Ruhe einarbeiten. Eine Übergabe an jemanden, der das Team nicht kennt und mit den Abläufen nicht vertraut ist, birgt auch immer ein gewisses Risiko.

Sie waren seit 2014 MediFox therapie-Kunden. Mit der Praxisübergabe endete für Sie beide auch die Zusammenarbeit mit MediFox. Wie lautet Ihr abschließendes Resümee?

Eberhard Prollius: Die Software hat uns tolle Möglichkeiten geboten, unsere Prozesse zu digitalisieren. Wir konnten mit MediFox therapie viele organisatorische Abläufe enorm erleichtern. Der Austausch mit MediFox war stets hilfreich, der Kontakt mit dem Kundenservice immer angenehm und freundlich.

Angelika Müller-Prollius: Wir haben es nicht einen Tag lang bereut, dass wir uns auch im gehobenen Alter für eine moderne Software entschieden haben. Es war immer spannend, sich auf neue Strukturen einzustellen und davon letztendlich im Praxisalltag zu profitieren. Dies hat uns auch gezeigt: Für einen Neustart ist man nie zu alt! Das MediFox therapie-Team hat uns die Software aber auch super gut vermittelt, sodass wir mit ihr unseren Praxisalltag erleichtern konnten – das hat uns in all den Praxisjahren sehr geholfen.

Vielen Dank für diesen spannenden Einblick in den Prozess einer Praxisübergabe. Wir wünschen Ihnen alles Gute für die Zukunft und einen schönen Start in Ihren wohlverdienten Ruhestand.


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